Hình ảnh minh họa down-editing email giúp tăng sự rõ ràng và tập trung trong giao tiếp, thể hiện mũi tên chỉ vào màn hình email với nội dung được chỉnh sửa gọn gàng, làm nổi bật sự hiệu quả của phương pháp này trong việc truyền đạt thông tin mạch lạc và chuyên nghiệp.
Gần đây, tôi đã nhận được hai lời khen về cách tôi phản hồi email. Điều này chủ yếu là do tôi áp dụng phương pháp down-editing (chỉnh sửa giảm bớt) khi trả lời.
Cả hai khách hàng đã đề cập đến điều này đều rất thích việc tôi trả lời từng điểm trong yêu cầu của họ thay vì chỉ nhấn “reply” và viết câu trả lời ở đầu email. Họ nói rằng họ chưa bao giờ giao tiếp với ai “xuất sắc” đến vậy.
Một trong những nhận xét khác là họ biết chính xác tôi đang trả lời điều gì, điều mà họ gọi là “tươi mới”. Thật không may, quá nhiều người chỉ nhấn “reply” và viết câu trả lời của họ ở đầu email, và trong quá trình đó, không trả lời tất cả các câu hỏi hoặc điểm đã nêu.
Điều đó khiến tôi tự hỏi tại sao một số người lại giỏi down-editing hơn những người khác. Giống như hầu hết mọi thứ trực tuyến, tất cả chúng ta đều tự học. Có lẽ là do họ không nhận thức được lợi ích của việc down-editing email của mình. Tôi cho là vậy.
Mọi người tìm đến đây để tìm kiếm hướng dẫn và sự rõ ràng. Vì vậy, hôm nay, chúng ta hãy thảo luận về cách trả lời email đúng cách bằng phương pháp down-editing.
Top Posting Là Gì?
Top posting là khi bạn nhấn “reply” và nhập câu trả lời của mình lên trên email bạn đang trả lời. Toàn bộ câu trả lời của bạn nằm trên email gốc, email gốc nằm bên dưới toàn bộ câu trả lời.
Tại sao top-posting không có lợi cho sự rõ ràng trong giao tiếp của bạn? Bạn có thể rất dễ dàng bỏ qua việc cung cấp các chi tiết cụ thể được yêu cầu hoặc cần thiết, dẫn đến việc các câu hỏi không được trả lời hoặc tạo ra một vùng xám về việc bình luận của bạn đang trả lời cụ thể điều gì.
Tại Sao Nên Down-edit Email Reply?
Down-editing email là một kỹ năng giúp tăng tính chắc chắn cho giao tiếp của bạn bằng cách cho phép bạn trả lời từng điểm một. Làm như vậy cũng giúp tránh những hiểu lầm do người nhận không biết chính xác bạn đang trả lời điều gì.
Khi bạn nhấn “reply” và nhập một lời chào lịch sự, bạn nên loại bỏ bất kỳ phần nào của email không cần thiết cho cuộc trò chuyện đang diễn ra khi bạn tiếp tục. Điều này bao gồm tiêu đề email và các tệp chữ ký. Nói cách khác, down-editing cho phép bạn trả lời “phần cốt lõi” của email.
Cơ Hội Xây Dựng Thương Hiệu
Trả lời từng điểm một thể hiện sự quan tâm đến thời gian của người gửi và khả năng làm chủ công nghệ của bạn. Những người bạn giao tiếp sẽ không phải sàng lọc thông tin trong email của bạn để có được thông tin họ cần.
Bằng cách down-editing, bạn sẽ nhanh chóng có được danh tiếng là người dễ giao tiếp. Đây là một điểm cộng cho thương hiệu của bạn trong thời đại quá tải thông tin và thị trường cạnh tranh.
Các liên hệ email kinh doanh của bạn sẽ xác định việc hợp tác kinh doanh với bạn và giao tiếp qua email sẽ như thế nào dựa trên kỹ năng email của bạn. Do đó, việc bạn có thể tạo ấn tượng chuyên nghiệp quan trọng đối với những liên hệ kinh doanh mới đó bằng cách down-editing phản hồi email của mình một cách thích hợp là điều hợp lý.
Đây là một kỹ năng được phát triển theo thời gian – bằng cách thực hành. Vì hầu hết người dùng mạng đều yếu kém trong lĩnh vực này, bạn sẽ tỏa sáng bằng cách thực hiện những nỗ lực đơn giản này.
Mẹo Nhanh Để Down-edit Email Reply Của Bạn
- Bắt đầu bằng cách nhấn nút chuột trái, kéo nó qua văn bản bạn muốn xóa và sau đó nhấn phím “delete”.
- Nhấn phím “enter” hai lần để tạo một dòng trống giữa nơi bạn sẽ nhập câu trả lời và văn bản bên trên mà bạn đang trả lời. Tiếp theo, nhập nhận xét của bạn liên quan đến nội dung cụ thể đó ở trên.
- Tiếp tục làm tương tự khi câu trả lời của bạn tiếp tục. Xóa những gì không quan trọng, giữ lại những gì quan trọng, nhấn “enter” hai lần và nhập câu trả lời của bạn.
- Sau khi xóa đáng kể, tôi nhập “(snip)” khi tôi đã xóa một đoạn văn bản khá lớn. Điều này cho bên kia biết tôi đã đọc đoạn văn hoặc phần văn bản đó. Sau đó, họ biết tôi đã đọc nhưng không có bình luận gì về phần đó của email.
- Email trở nên rất khó theo dõi khi bạn bắt đầu thêm tất cả các ký tự >>>> hoặc các đường kẻ dọc bên lề trái trong các đoạn trích dẫn. Với mỗi phản hồi mới, hãy down-edit tất cả trừ phản hồi cuối cùng bạn đang trả lời.
- Chủ đề của email có thể thay đổi sau nhiều lần thảo luận. Nếu chủ đề đã thay đổi, hãy tập thói quen sửa đổi trường “SUBJECT:” (TIÊU ĐỀ) để phản ánh tốt hơn trọng tâm hiện tại của cuộc trò chuyện.
- Khi trả lời một chuỗi email liên tục mà trường “SUBJECT:” không thay đổi, bạn có thể giữ các bản sao trả lời của mình theo thứ tự. Tôi thêm [2], [3], [4], v.v., vào câu trả lời của mình để thứ tự cũng hiển thị trong hộp thư đến của bên kia.
Ngoại Lệ?
Sẽ có những trường hợp việc giữ nguyên vẹn email là điều cần thiết. Ví dụ: các vấn đề pháp lý hoặc nhạy cảm có thể phát sinh, trong đó chúng ta phải có bản ghi đầy đủ về cuộc trò chuyện hoặc chuỗi email.
Nhưng đó là ngoại lệ, không phải quy tắc. Hãy sử dụng sự thận trọng của bạn về những gì cần giữ lại và những gì bạn nên chỉnh sửa.
Hãy Được Biết Đến Là Người Giao Tiếp Rõ Ràng
Bạn đã bao giờ nhận được phản hồi mà bạn đã đặt câu hỏi, nhưng người gửi lại không trả lời chúng chưa? Có phải họ vô tình top-post không? Hoặc những email mà bạn không chắc chắn phản hồi áp dụng cụ thể cho điều gì thì sao?
Down-editing làm giảm nhu cầu tạo một email khác để yêu cầu làm rõ. Khi bạn down-edit, các liên hệ của bạn sẽ biết chính xác bạn đang trả lời điều gì và bạn sẽ dẫn đầu bằng ví dụ về giao tiếp email rõ ràng trông như thế nào.
Tích hợp các bước này khi trả lời email kinh doanh của bạn có thể giúp cuộc trò chuyện của bạn đi đúng hướng và dễ hiểu hơn cho tất cả mọi người. Sử dụng các mẹo trên và trải nghiệm những lợi ích của việc thực hiện down-editing trong phản hồi email của bạn.
Tại sao không bắt đầu gây ấn tượng với các liên hệ của bạn ngay hôm nay?
Chia sẻ kiến thức này!
