Photo scan là quá trình chuyển đổi tài liệu giấy hoặc hình ảnh thành dữ liệu kỹ thuật số và file lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại thông qua một máy scan hoặc ứng dụng scan trên smartphone. Quá trình này cho phép bạn lưu trữ, chia sẻ và quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn.
Nếu bạn đã từng sử dụng máy photocopy thì sẽ dễ dàng hình dung ra máy scan bởi chúng tương tự nhau. Nếu tài liệu scan chứa văn bản, người dùng có thể sử dụng phần mềm OCR (Optical Character Recognition – Nhận dạng ký tự quang học) để chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa được. Điều này giúp cho việc xử lý thông tin trong tài liệu trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Máy scan có nhiều công dụng hữu ích. Đầu tiên, nó giúp lưu trữ tài liệu quan trọng một cách an toàn và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Việc số hóa tài liệu giúp giảm thiểu nguy cơ mất mát thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn, đồng thời mang lại lợi ích lớn đối với cá nhân và doanh nghiệp.
Thứ hai, photo scan đảm bảo độ bảo mật cho tài liệu. Việc lưu trữ thông tin ở dạng số bằng cách scan và cài đặt mật khẩu bảo vệ cho các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Tài liệu được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF, được ký số để đảm bảo tính bảo mật cực kỳ cao cho hình ảnh này.
Photo scan cũng giúp cho việc tìm kiếm tài liệu trở nên thuận tiện hơn. Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tập file trong máy đem lại sự tiện lợi và hiện đại trong việc sắp xếp thông tin.
Hiện nay, nhiều máy scan được cải tiến hơn giúp người dùng có thể chia sẻ tài liệu thông qua email, công cụ đám mây hoặc qua các ứng dụng của bên thứ ba. Điều này cho phép người dùng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại công ty, mang lại sự thuận tiện và linh hoạt cho người dùng.
Để thực hiện photo scan, đầu tiên bạn cần đặt tài liệu vào máy scan, đảm bảo tài liệu được đặt đúng vị trí.
Tiếp theo, cài đặt máy scan trên phần mềm scan. Bạn cần mở phần mềm scan và điều chỉnh các thiết lập scan tài liệu theo mong muốn của mình, như chọn chế độ trắng đen hoặc màu sắc, kích thước bản scan. Sau đó, bạn có thể nhấn nút scan trực tiếp trên máy scan hoặc trên phần mềm scan.
Cuối cùng, điều chỉnh và chỉnh sửa tài liệu sau khi scan. Phần mềm scan sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn khi tài liệu đã được scan xong để bạn có thể điều chỉnh như: xoay ảnh. Bạn có thể lưu tài liệu theo định dạng file mình mong muốn hoặc định dạng mặc định. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hình ảnh để cải thiện chất lượng của tài liệu, chẳng hạn như tăng độ sáng, giảm độ nhòe, làm rõ nét.
