Verificatie is het proces van vergelijken, controleren en valideren van boekhoudkundige gegevens tussen verschillende grootboeken, tussen grootboeken en gerelateerde documenten en bewijsstukken, en tussen boekhoudkundige gegevens en de werkelijke situatie van de organisatie. Dit proces garandeert de nauwkeurigheid van financiële gegevens, helpt bij het tijdig opsporen en corrigeren van fouten en fraude, en ondersteunt effectieve besluitvorming.
Verificatie wordt meestal periodiek uitgevoerd, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks, afhankelijk van de grootte en het type activiteit van het bedrijf. Regelmatige verificatie helpt financiële risico’s te beheersen, de managementeffectiviteit te verbeteren en te voldoen aan wettelijke voorschriften.
Een verificatieproces omvat meestal de volgende stappen: het bepalen van de scope van de verificatie, het verzamelen van gegevens uit verschillende bronnen, het vergelijken van gegevens, het analyseren van verschillen (indien aanwezig), het corrigeren van fouten en het opstellen van een verificatierapport. Het toepassen van informatietechnologie in het verificatieproces helpt bij het automatiseren van taken, het minimaliseren van fouten en het besparen van tijd.
Verificatie kan op veel verschillende gebieden worden uitgevoerd, waaronder: bankreconciliatie, debiteuren- en crediteurenreconciliatie, voorraadreconciliatie, belastingreconciliatie, verzekeringsreconciliatie… Elk type verificatie heeft zijn eigen doel en methode, maar ze zijn allemaal gericht op hetzelfde algemene doel: het waarborgen van de nauwkeurigheid en validiteit van financiële informatie.
Bijvoorbeeld, bij bankreconciliatie vergelijkt een bedrijf het banksaldo volgens de boekhouding met het saldo volgens het bankafschrift. Verschillen kunnen ontstaan door niet-geregistreerde uitgaven, niet-gecrediteerde ontvangsten of door fouten van de bank.
Verificatie biedt veel voordelen voor bedrijven, waaronder: het opsporen en voorkomen van fraude, het minimaliseren van financiële risico’s, het verbeteren van cashflowbeheer, het verhogen van de operationele efficiëntie, het naleven van wettelijke voorschriften en het versterken van de geloofwaardigheid bij partners. Daarnaast helpt verificatie bedrijven om de financiële situatie tijdig te begrijpen, waardoor ze nauwkeurigere en effectievere zakelijke beslissingen kunnen nemen. Het verificatieproces kan echter ook met enkele moeilijkheden geconfronteerd worden, zoals: grote hoeveelheden gegevens, complexiteit, verschillen in gegevensformaten tussen bronnen, gebrek aan personeel of ondersteunende tools. Daarom moeten bedrijven een duidelijk verificatieplan en -proces hebben en investeren in technologie en personeelstraining om de efficiëntie van de verificatie te verbeteren.
