Een communicatieplan is een compleet overzicht van alle essentiële informatie voor degenen die betrokken zijn bij de communicatie. Het is een cruciaal document dat bedrijven helpt bij het vormgeven en effectief implementeren van communicatieactiviteiten om de gewenste zakelijke doelen te bereiken. Een gedetailleerd en goed uitgevoerd communicatieplan helpt bedrijven bij het bouwen van een merk, het verhogen van de omzet en het aantrekken van nieuwe klanten.
Een communicatieplan omvat meestal:
- Doelstellingen
- Doelgroep
- Boodschap
- Communicatiemethoden
- Communicatiekanalen
- Faseplannen van de campagne
Het doel van een communicatieplan is om de betrokken afdelingen te begeleiden bij de uitvoering en implementatie van de geplande activiteiten en campagnes om de doelen van het bedrijf of de organisatie te bereiken. Een plan moet haalbaar zijn, flexibel genoeg om te reageren op onverwachte veranderingen, de voortgang waarborgen, externe invloeden minimaliseren en het proces optimaliseren.
De voordelen van het opstellen van een communicatieplan zijn een duidelijke en nauwkeurige richting voor het bedrijf in marketingactiviteiten om de gewenste doelen te bereiken, zoals: vergroting van de merkbekendheid, omzetgroei, het aantrekken van nieuwe klanten, productintroducties en het stimuleren van de verkoop.
Een goed marketingcommunicatieplan draagt bij aan:
- Het opbouwen van merkvertrouwen
- Het bereiken van de juiste doelgroep
- Het behalen van een effectieve ROI
Vier belangrijke elementen in een effectief communicatieplan zijn:
- Onderzoek en analyse
- Marketingdoelen en Key Performance Indicators (KPI’s)
- Communicatiestrategie
- Uitvoering, evaluatie en meting
Om een communicatieplan op te stellen, moeten marketeers eerst de huidige situatie van het bedrijf of de organisatie grondig en gedetailleerd onderzoeken en evalueren. Factoren die moeten worden beoordeeld, zijn onder meer: sterke en zwakke punten van het bedrijf (hiervoor kan het SWOT-model worden gebruikt), het budget voor het plan, de marktpositie van het bedrijf, de invloed in de branche, concurrenten, de impact van de sector, maatschappelijke trends en actuele communicatiefactoren.
Deze fase van onderzoek en algemene beoordeling helpt om de situatie van het bedrijf nauwkeurig te bepalen en zo de juiste richting te bepalen. Vervolgens worden het doel en de doelstellingen van het plan vastgesteld. Elk plan heeft een specifieke betekenis. Het bepalen van het doel en de doelstellingen van het plan helpt om de communicatierichting voor het bedrijf nauwkeurig te bepalen. Bedrijven kunnen het SMART-model gebruiken als standaard om de benodigde doelen te bepalen.
Het identificeren van de doelgroep is een even belangrijke stap. Een communicatieplan kan niet effectief zijn als het doel dat het bedrijf wil bereiken niet is vastgesteld. Het ontwikkelen van een gepersonaliseerd communicatieplan om de juiste doelgroep te bereiken, hangt af van de specifieke producten en diensten van elk bedrijf. Om de juiste doelgroep te identificeren, moet het bedrijf de volgende vragen beantwoorden: Tot wie is dit communicatieplan gericht? Wat is hun gedrag, hun behoeften en kenmerken? Waar wonen ze, wat is hun leeftijd en in welke branche werken ze? Hoe kunnen ze worden bereikt?
De doelgroep kan worden verdeeld in verschillende groepen om de richting voor elke groep gemakkelijker te bepalen. Na het identificeren van de doelgroep moeten geschikte communicatiekanalen worden geselecteerd. Er zijn veel communicatiekanalen die bedrijven kunnen gebruiken, zoals sociale media, pers, Google, enz. De kanaalselectie wordt bepaald door de doelgroep die het bedrijf wil bereiken en het eerder vastgestelde budget.
Het opstellen van een tijdlijn voor de uitvoering van het communicatieplan is de volgende stap. Nadat de uit te voeren taken zijn vastgesteld, is de volgende stap het opstellen van een specifiek en geschikt tijdschema voor elke fase van het werk in het plan. Het maken van een tijdlijn optimaliseert de tijd en maakt het gemakkelijker om de voortgang van de te voltooien taken te controleren. Tot slot vindt er na elke voltooide fase in het plan een evaluatie en samenvatting plaats. Dit is niet alleen om terug te kijken op de behaalde resultaten, maar ook om zwakke punten en inefficiënties te evalueren, lessen te trekken en een betere aanpak te ontwikkelen voor volgende keren.
Kortom, een communicatieplan is een cruciale factor die bedrijven helpt hun zakelijke doelen te bereiken door middel van effectieve communicatieactiviteiten. Een gedetailleerd, duidelijk en correct uitgevoerd plan levert veel voordelen op voor het bedrijf, van het opbouwen van een merk tot het verhogen van de omzet en het aantrekken van klanten.
