Cut-off time, ook wel “sluitingstijd” genoemd, is een belangrijke term in de logistiek, met name in de zeevracht. Het is het laatste tijdstip waarop de exporteur alle douaneformaliteiten en container afhandeling moet hebben voltooid, zodat de goederen volgens schema op het schip kunnen worden geladen. De cut-off time is een cruciaal moment, waarbij de exporteur ervoor moet zorgen dat alle documenten en procedures vóór deze tijd zijn afgerond. Indien de cut-off time niet wordt gehaald, worden de goederen niet op het schip geladen en moeten ze wachten tot de volgende afvaart, meestal ongeveer een week later. Het niet naleven van de cut-off time kan leiden tot aanzienlijke tijd- en kostenverlies, vooral bij belangrijke zendingen.
Meestal wordt de cut-off datum 24 tot 48 uur vóór de geplande vertrektijd van het schip vastgesteld. Deze tijd geeft de haven voldoende tijd om de containers op een veilige en georganiseerde manier te verwerken, te sorteren en te laden. Het naleven van de cut-off datum is van cruciaal belang. Zonder tijdige voltooiing kan de zending vertraging oplopen, extra kosten met zich meebrengen of zelfs de geplande vaart missen. In uitzonderlijke gevallen kunnen er uitzonderingen worden gemaakt, maar deze zijn meestal beperkt en vereisen een geldige reden.
Na een goed begrip van het concept cut-off time, zullen we dieper ingaan op de verschillende soorten cut-off times die momenteel gangbaar zijn in de logistieke sector. Inzicht in elk type cut-off time helpt bedrijven niet alleen om de juiste verzendprocedures te volgen, maar ook om het risico op “gemiste lading” of “gemiste schepen” te beperken.
Verschillende soorten cut-off times
Cut-off S/I (Shipping Instruction): Shipping Instruction (S/I) is een belangrijk document dat de verzender (shipper) naar de rederij moet sturen om de vrachtbrief (Bill of Lading – B/L) uit te geven. Als de verzender deze cut-off time niet haalt, wordt de vrachtbrief niet op tijd uitgegeven, waardoor de lading niet zoals gepland op het schip wordt geladen. Dit wordt vaak “gemiste lading” of “gemist schip” genoemd, wat vertragingen en schade aan de toeleveringsketen veroorzaakt.
Cut-off VGM (Verified Gross Mass): Cut-off VGM is de deadline voor de verzender om het Verified Gross Mass-formulier (VGM) voor de container aan de rederij te verstrekken. Dit is een verplichte vereiste volgens het Internationaal Verdrag voor de beveiliging van mensenlevens op zee (SOLAS). Als de verzender deze informatie niet op tijd verstrekt, komt de lading niet in aanmerking voor de uitgifte van een B/L, met als gevolg dat de goederen het schip missen en er extra kosten ontstaan door het opnieuw plannen van de verzending.
Cut-off Doc of Cut-off Draft B/L: Cut-off Doc is het tijdstip waarop de verzender de inhoud van de vrachtbrief (B/L) met de rederij moet bevestigen. Als de verzender niet op tijd bevestigt of te laat bevestigt, gebruikt de rederij automatisch de inhoud van de Shipping Instruction om de originele vrachtbrief uit te geven. Dit kan leiden tot fouten of verzoeken om de vrachtbrief later te wijzigen, waardoor de verzender extra kosten voor correcties moet betalen, de transportefficiëntie afneemt en de verwerkingstijd wordt verlengd.
Cut-off C/Y (Container Yard) of Cut-off terminal: Cut-off C/Y is de deadline waarop de verzender de levering aan de containerterminal moet hebben voltooid volgens de voorschriften. Dit is ook de laatste fase in het douaneproces voor export, waarbij het personeel ter plaatse de “inschrijving” moet voltooien om ervoor te zorgen dat de lading wordt ingeklaard en op tijd op het schip wordt geladen. Indien deze cut-off time niet wordt gehaald, worden de goederen niet vervoerd, wat ernstige gevolgen heeft voor het leveringschema.
Het naleven van de cut-off time is van invloed op het succes van het transportproces en betreft verschillende partijen in de supply chain, waaronder: de koper (importeur), de verkoper (exporteur), het transportbedrijf, de douane, de havenautoriteit, de verzekeringsmaatschappij, de douane-expediteur en de multimodale transporteur. Deze betrokken partijen werken samen om ervoor te zorgen dat het internationale transportproces soepel en op tijd verloopt. Naleving van de cut-off time beperkt niet alleen risico’s, maar optimaliseert ook de tijd en kosten voor alle deelnemers in de supply chain.
