Een proces-verbaal is een officieel document opgesteld door een gerechtsdeurwaarder, waarin gebeurtenissen of handelingen worden vastgelegd die de gerechtsdeurwaarder persoonlijk heeft waargenomen. Het proces-verbaal wordt opgemaakt op verzoek van een individu, instantie of organisatie. De opstelling van een proces-verbaal moet voldoen aan de bepalingen van Decreet 08/2020/NĐ-CP van 8 januari 2020 van de regering betreffende de organisatie en activiteiten van gerechtsdeurwaarders.
Een proces-verbaal heeft belangrijke juridische waarde en kan worden gebruikt als bewijsmateriaal dat door de rechtbank wordt overwogen bij het beslechten van civiele en administratieve zaken. Het dient ook als basis voor transacties tussen instanties, organisaties en individuen, zoals bepaald door de wet. Een proces-verbaal kan echter geen andere documenten vervangen, zoals notariële akten, gewaarmerkte documenten of administratieve documenten. Een proces-verbaal heeft alleen bewijskracht en legt vast wat er is gebeurd.
Gerechtsdeurwaarder stelt een proces-verbaal op
Er zijn bepaalde gevallen waarin een gerechtsdeurwaarder geen proces-verbaal mag opmaken om objectiviteit, eerlijkheid en rechtmatigheid te garanderen. Een gerechtsdeurwaarder mag bijvoorbeeld geen proces-verbaal opmaken in gevallen die verband houden met de belangen van hemzelf of naaste familieleden; gevallen van schending van de nationale veiligheid of de privacy; het bevestigen van de inhoud van contracten of transacties die onder de notariële of legalisatiepraktijk vallen; het vastleggen van gebeurtenissen met betrekking tot de overdracht van grondgebruik of eigendom zonder geldige eigendomsbewijzen; het vastleggen van illegale transacties; het vastleggen van gebeurtenissen of handelingen van ambtenaren tijdens de uitoefening van hun functie; het vastleggen van gebeurtenissen die niet persoonlijk zijn waargenomen en andere gevallen zoals bepaald door de wet. Het naleven van deze regels zorgt ervoor dat het proces-verbaal correct wordt gebruikt en rechtsgeldig is.
Volgens Decreet 08/2020/NĐ-CP zijn er in totaal negen gevallen waarin een gerechtsdeurwaarder geen proces-verbaal mag opmaken. Dit is om objectiviteit te waarborgen en belangenconflicten te vermijden. Door deze gevallen duidelijk te definiëren, wordt ervoor gezorgd dat de opstelling van een proces-verbaal plaatsvindt in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en dat de rechten van alle betrokken partijen worden gewaarborgd. Begrip van deze gevallen is van groot belang voor zowel de gerechtsdeurwaarder als degene die om een proces-verbaal verzoekt.
