SI, hay Shipping Instruction, là một thuật ngữ không thể thiếu trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu. Vậy chính xác Si Là Gì? Tại sao SI lại quan trọng và cần thiết trong quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế? Bài viết này từ Vạn Hải Group sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về SI, từ định nghĩa, nội dung, quy trình thực hiện đến những lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.
1. SI Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu? Định Nghĩa và Tầm Quan Trọng
SI là gì? SI là viết tắt của Shipping Instruction, trong tiếng Việt có nghĩa là “Hướng dẫn giao hàng” hoặc “Hướng dẫn vận chuyển”. Đây là một chứng từ vô cùng quan trọng do người xuất khẩu (Shipper) cung cấp cho hãng tàu hoặc forwarder. SI chứa đựng tất cả các thông tin chi tiết và chính xác về lô hàng, bao gồm thông tin về người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, các yêu cầu vận chuyển cụ thể và các chỉ dẫn đặc biệt khác.
Mục đích chính của SI là đảm bảo sự thống nhất và chính xác tuyệt đối giữa các bên liên quan trong quá trình vận chuyển. Một SI được chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác sẽ giúp:
- Tránh sai sót khi tạo vận đơn (Bill of Lading – B/L): Vận đơn là chứng từ quan trọng nhất trong vận tải biển, và SI là cơ sở để hãng tàu hoặc forwarder phát hành vận đơn. Thông tin trên SI phải khớp hoàn toàn với vận đơn để tránh các vấn đề pháp lý và tranh chấp sau này.
- Đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng yêu cầu: SI cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xử lý, vận chuyển và giao nhận hàng hóa, đảm bảo hàng hóa đến đích an toàn và đúng thời gian.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc cung cấp SI đầy đủ và chính xác ngay từ đầu giúp giảm thiểu các yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung thông tin phát sinh, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả người xuất khẩu và hãng tàu/forwarder.
Người xuất khẩu có trách nhiệm gửi SI cho hãng tàu hoặc forwarder trước thời hạn quy định, thường được gọi là SI Cut-off time. Việc chậm trễ hoặc cung cấp SI không chính xác có thể dẫn đến việc hàng hóa bị chậm trễ, phát sinh chi phí phạt hoặc thậm chí bị từ chối xếp lên tàu.
2. Nội Dung Chi Tiết Của Một Shipping Instruction (SI) – Mẫu SI
Một mẫu SI tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin chi tiết và quan trọng sau đây, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của lô hàng đều được truyền đạt rõ ràng đến các bên liên quan. Hiểu rõ từng mục trong SI là gì giúp người xuất khẩu cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ:
- Booking Number (Số Booking): Mã số đặt chỗ trên tàu, được hãng tàu hoặc forwarder cung cấp sau khi xác nhận đặt chỗ thành công.
- Shipper (Người Xuất Khẩu): Tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng, thường là công ty xuất khẩu.
- Consignee (Người Nhận Hàng): Tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận hàng, thường là công ty nhập khẩu.
- Notify Party (Bên Nhận Thông Báo): Tên và địa chỉ của bên thứ ba (nếu có) cần được thông báo khi hàng đến cảng đích. Thường là một chi nhánh hoặc đại lý của người nhận hàng.
- Vessel & Voyage (Tên Tàu và Số Chuyến): Tên con tàu và số hiệu chuyến đi, xác định tàu và lịch trình vận chuyển cụ thể.
- Place of Receipt (Địa Điểm Nhận Hàng): Địa điểm cụ thể nơi hàng hóa được nhận để bắt đầu quá trình vận chuyển, thường là kho hoặc bãi container.
- Port of Loading (Cảng Xếp Hàng): Cảng biển nơi hàng hóa được xếp lên tàu, nằm ở nước xuất khẩu.
- Port of Discharge (Cảng Dỡ Hàng): Cảng biển nơi hàng hóa được dỡ xuống từ tàu, nằm ở nước nhập khẩu.
- Final Destination (Điểm Đến Cuối Cùng): Địa điểm cuối cùng mà hàng hóa được giao đến, có thể là kho của người nhận hoặc một địa điểm nội địa khác.
- Container Number (Số Container): Số hiệu container chứa hàng hóa (nếu vận chuyển bằng container).
- Seal Number (Số Seal): Số niêm phong của container, đảm bảo tính nguyên vẹn của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Shipping Mark (Ký Mã Hiệu Vận Chuyển): Các ký hiệu, nhãn mác đặc biệt được dán trên kiện hàng để dễ dàng nhận biết và xử lý.
- Cargo Description (Mô Tả Hàng Hóa): Mô tả chi tiết về hàng hóa, bao gồm tên hàng, loại hàng, chất liệu, quy cách đóng gói, và các thông tin liên quan khác. Cần mô tả rõ ràng để tránh nhầm lẫn và tuân thủ quy định hải quan.
- Quantity (Số Lượng Hàng Hóa): Số lượng kiện hàng, số lượng sản phẩm, hoặc đơn vị tính khác tùy thuộc vào loại hàng hóa.
- Weight and Measurement (Trọng Lượng và Thể Tích): Tổng trọng lượng và tổng thể tích của lô hàng, thông tin quan trọng để tính cước vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa.
- Payment Terms (Điều Khoản Thanh Toán Cước Tàu): Chỉ định rõ cước tàu là trả trước (prepaid) tại cảng đi hay trả sau (collect) tại cảng đích.
- Các Hồ Sơ Bổ Sung Khác (Nếu Có): Thông tin về các chứng từ đi kèm như packing list, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, và các giấy tờ khác theo yêu cầu.
Lưu ý quan trọng: Đối với các lô hàng xuất khẩu có nhiều loại hàng hóa khác nhau, người gửi hàng cần đính kèm packing list (phiếu đóng gói) cùng với SI để cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ hơn cho hãng tàu hoặc forwarder. Điều này giúp quá trình kiểm tra và xử lý hàng hóa diễn ra thuận lợi và chính xác.
3. Ai Chịu Trách Nhiệm Submit SI?
Vậy ai là người chịu trách nhiệm submit SI? Để hiểu rõ hơn về quy trình này, chúng ta cần xác định vai trò của các bên liên quan. Trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, có ba bên chính liên quan đến việc submit SI:
- Công ty giao nhận vận tải (Forwarder): Forwarder đóng vai trò trung gian giữa người xuất khẩu và hãng tàu. Họ hỗ trợ người xuất khẩu trong việc đặt chỗ tàu, làm thủ tục hải quan và các công việc liên quan đến vận chuyển.
- Nhà xuất khẩu (Shipper): Người xuất khẩu là chủ hàng, chịu trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác về lô hàng và các yêu cầu vận chuyển.
- Hãng tàu (Shipping Line): Hãng tàu là đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, phát hành vận đơn và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ cảng đi đến cảng đích.
Trách nhiệm submit SI phụ thuộc vào việc người xuất khẩu làm việc trực tiếp với hãng tàu hay thông qua forwarder:
- Trường hợp người xuất khẩu làm việc trực tiếp với hãng tàu: Trong trường hợp này, người xuất khẩu sẽ trực tiếp submit SI cho hãng tàu. Họ tự mình thực hiện các thủ tục đặt chỗ và cung cấp thông tin vận chuyển cho hãng tàu để phát hành vận đơn.
- Trường hợp người xuất khẩu làm việc qua forwarder: Phổ biến hơn, người xuất khẩu thường sử dụng dịch vụ của forwarder để đơn giản hóa quy trình vận chuyển. Trong trường hợp này, người xuất khẩu sẽ cung cấp SI cho forwarder. Forwarder sau đó sẽ dựa trên thông tin SI nhận được từ người xuất khẩu để submit SI cho hãng tàu. Forwarder có trách nhiệm đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và đầy đủ đến hãng tàu.
4. Các Hình Thức Submit SI Phổ Biến Hiện Nay
Hiện nay, có hai hình thức submit SI chính được sử dụng rộng rãi trong ngành vận tải biển:
4.1. Submit SI trực tuyến thông qua website của hãng tàu
Nhiều hãng tàu lớn đã triển khai hệ thống website trực tuyến cho phép khách hàng khai báo và submit SI trực tiếp. Hình thức này mang lại nhiều ưu điểm:
- Tiện lợi và nhanh chóng: Người dùng có thể submit SI mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối internet.
- Dễ dàng chỉnh sửa thông tin: Hệ thống trực tuyến thường cho phép người dùng dễ dàng chỉnh sửa, cập nhật thông tin SI trước khi gửi chính thức.
- Theo dõi trạng thái SI: Người dùng có thể theo dõi trạng thái xử lý SI trực tuyến, biết được SI đã được hãng tàu tiếp nhận và xử lý hay chưa.
Tuy nhiên, hình thức này cũng có một số nhược điểm cần lưu ý:
- Phụ thuộc vào kết nối internet: Nếu kết nối internet không ổn định hoặc website hãng tàu gặp sự cố, việc submit SI có thể bị gián đoạn hoặc chậm trễ.
- Yêu cầu kỹ năng sử dụng website: Người dùng cần có kỹ năng sử dụng website và làm quen với giao diện của từng hãng tàu, có thể gây khó khăn cho người mới bắt đầu.
- Khả năng bảo mật: Vấn đề bảo mật thông tin trên website cũng cần được quan tâm, đặc biệt là khi nhập các thông tin nhạy cảm về lô hàng và doanh nghiệp.
4.2. Submit SI thông qua email
Mặc dù hình thức trực tuyến ngày càng phổ biến, việc submit SI qua email vẫn là một phương thức được nhiều hãng tàu và forwarder chấp nhận, đặc biệt là trong các trường hợp cần trao đổi thông tin chi tiết hoặc gửi kèm các tài liệu bổ sung.
- Chủ hàng gửi SI cho Hãng tàu/Forwarder qua email: Người xuất khẩu soạn SI theo mẫu và gửi email đính kèm file SI đến địa chỉ email quy định của hãng tàu hoặc forwarder.
- Forwarder gửi SI cho hãng tàu qua email: Sau khi nhận SI từ người xuất khẩu, forwarder sẽ kiểm tra thông tin và gửi SI cho hãng tàu qua email để yêu cầu phát hành vận đơn.
Ưu điểm của hình thức submit SI qua email:
- Đơn giản và dễ thực hiện: Gửi email là thao tác quen thuộc với hầu hết mọi người, không đòi hỏi kỹ năng đặc biệt.
- Lưu trữ thông tin: Email là kênh lưu trữ thông tin hiệu quả, dễ dàng tra cứu lại lịch sử giao dịch và các thông tin đã gửi.
- Gửi kèm tài liệu: Dễ dàng đính kèm các tài liệu bổ sung như packing list, invoice, và các chứng từ khác cùng với email SI.
Nhược điểm của hình thức submit SI qua email:
- Chỉnh sửa khó khăn: Việc chỉnh sửa thông tin SI sau khi đã gửi email có thể phức tạp hơn so với hình thức trực tuyến.
- Khó theo dõi trạng thái: Việc theo dõi trạng thái xử lý SI qua email thường không trực quan bằng hệ thống trực tuyến, người dùng cần chủ động liên hệ để cập nhật thông tin.
- Dễ thất lạc email: Trong trường hợp số lượng email lớn, email SI có thể bị lẫn hoặc bỏ sót, đặc biệt là khi gửi đến các địa chỉ email chung của hãng tàu hoặc forwarder.
5. Những Nguyên Nhân Phổ Biến Khiến SI Bị Từ Chối và Cách Khắc Phục
Việc SI bị từ chối có thể gây ra nhiều phiền toái và chậm trễ trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Do đó, việc nắm rõ những nguyên nhân phổ biến khiến SI bị từ chối và cách khắc phục là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số nguyên nhân thường gặp và giải pháp tương ứng:
- Submit SI muộn so với thời hạn Cut-off time: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Mỗi hãng tàu đều có quy định về thời hạn submit SI (SI Cut-off time). Nếu người xuất khẩu gửi SI sau thời hạn này, SI có thể bị từ chối, dẫn đến việc hàng hóa không được xếp lên tàu theo kế hoạch. Giải pháp: Luôn chủ động nắm rõ SI Cut-off time của từng hãng tàu và đảm bảo submit SI trước thời hạn quy định.
- Nội dung SI không chính xác hoặc thiếu thông tin: Thông tin trên SI phải chính xác tuyệt đối và đầy đủ các mục cần thiết. Các lỗi thường gặp bao gồm sai tên người gửi, người nhận, sai số container, mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu thông tin về trọng lượng, thể tích, điều khoản thanh toán… Giải pháp: Kiểm tra kỹ lưỡng tất cả thông tin trên SI trước khi gửi, đối chiếu với các chứng từ liên quan như booking confirmation, hợp đồng mua bán. Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của hãng tàu.
- Nội dung SI không khớp với các thông tin đã thống nhất trong hợp đồng: Thông tin trên SI phải thống nhất với các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán và các thỏa thuận khác với hãng tàu hoặc forwarder. Giải pháp: Đảm bảo thông tin trên SI nhất quán với các chứng từ và thỏa thuận liên quan. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, cần thông báo và xác nhận lại với các bên liên quan trước khi submit SI.
- SI có yêu cầu không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu: Một số yêu cầu đặc biệt trong SI có thể không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quy định nhập khẩu của nước đến. Ví dụ, yêu cầu về loại container đặc biệt, yêu cầu về xử lý hàng hóa đặc biệt, hoặc các yêu cầu liên quan đến an ninh, môi trường. Giải pháp: Tìm hiểu kỹ các quy định của hãng tàu và quốc gia nhập khẩu liên quan đến lô hàng. Trao đổi trước với hãng tàu hoặc forwarder về các yêu cầu đặc biệt để đảm bảo tính khả thi và tuân thủ quy định.
- SI không tuân theo các chuẩn mực quốc tế về an ninh và môi trường: Trong bối cảnh các quy định về an ninh và bảo vệ môi trường ngày càng được thắt chặt, SI cần tuân thủ các chuẩn mực quốc tế liên quan. Ví dụ, khai báo thông tin ISF (Importer Security Filing) đối với hàng nhập khẩu vào Mỹ, khai báo thông tin về loại hàng hóa, vật liệu đóng gói để đảm bảo an toàn và thân thiện với môi trường. Giải pháp: Cập nhật thường xuyên các quy định, chuẩn mực quốc tế về an ninh và môi trường trong vận tải biển. Đảm bảo SI tuân thủ các quy định này để tránh bị từ chối hoặc phát sinh các vấn đề pháp lý.
Khi phát hiện SI bị từ chối, người xuất khẩu cần nhanh chóng xác định nguyên nhân, sửa đổi thông tin sai sót và gửi lại SI cho hãng tàu hoặc đại lý tàu trong thời gian sớm nhất. Việc xử lý kịp thời giúp giảm thiểu ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển của lô hàng và tránh phát sinh các chi phí không đáng có.
