Trong môi trường kinh doanh hiện đại, sự thành công của một doanh nghiệp không chỉ đến từ những bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu mà còn phụ thuộc vào sự hỗ trợ thầm lặng và hiệu quả của các bộ phận hậu cần. Giống như một vị tướng giỏi cần có đội quân hậu phương vững chắc, doanh nghiệp cũng cần những “người hùng thầm lặng” đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru. Và trong số đó, vị trí Admin đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Nếu thiếu vắng những Admin cần mẫn và đa năng, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nhận ra sự khó khăn trong việc vận hành và quản lý hành chính. Vậy, Admin Là Gì và tại sao vị trí này lại trở nên thiết yếu như vậy? Hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Admin Là Gì? Khái Niệm và Định Nghĩa
Admin, viết đầy đủ là Administrator, là thuật ngữ dùng để chỉ những người quản trị, điều hành một hệ thống, một hoạt động cụ thể hoặc một tổ chức. Trong tiếng Việt, Admin thường được hiểu là nhân viên hành chính, quản lý văn phòng hoặc trợ lý điều hành, tùy thuộc vào ngữ cảnh và lĩnh vực hoạt động.
Thuật ngữ “Admin” trở nên quen thuộc với nhiều người, đặc biệt là khi gắn liền với cụm từ “Admin fanpage” hay “quản trị viên website,” dùng để chỉ người quản lý và điều hành các trang mạng xã hội hoặc website. Tuy nhiên, khái niệm Admin còn rộng hơn thế. Trong môi trường doanh nghiệp, Admin là vị trí “cánh tay phải” đắc lực, chuyên hỗ trợ các công việc hậu cần cho các phòng ban và điều phối các hoạt động hành chính – văn phòng nói chung của toàn công ty.
Nhân viên Admin, hay Administrator, đóng vai trò quản trị và điều hành các hoạt động hành chính, văn phòng, hỗ trợ đắc lực cho sự vận hành trơn tru của doanh nghiệp.
2. Công Việc Admin Là Gì? Vai Trò Của Admin Trong Doanh Nghiệp
Như đã đề cập, Admin chính là những quản trị viên hành chính văn phòng, có nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và điều phối các hoạt động làm việc cho các bộ phận trong công ty. Công việc của Admin rất đa dạng và linh hoạt, tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
Dưới đây là một số đầu việc thường thấy ở một Admin:
- Sắp xếp và quản lý lịch trình: Lên lịch, thông báo và theo dõi lịch trình các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ và các hoạt động khác của công ty.
- Điều phối lịch làm việc: Điều phối lịch làm việc của các quản lý cấp cao và nhân viên để đảm bảo không có xung đột về thời gian và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu: Tổ chức, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công ty một cách khoa học và bảo mật; in ấn các tài liệu cần thiết cho các sự kiện, cuộc họp.
- Chuẩn bị và soạn thảo văn bản: Chuẩn bị và soạn thảo các văn bản hành chính, báo cáo, hợp đồng, thư từ, thông báo và các tài liệu khác theo yêu cầu.
- Quản lý văn phòng phẩm và vật tư: Đặt hàng, kiểm kê và quản lý văn phòng phẩm, vật tư và các thiết bị cần thiết cho hoạt động của các phòng ban.
- Tiếp nhận và xử lý công văn, thư từ: Tiếp nhận, phân loại thư từ, công văn, bưu phẩm từ khách hàng, đối tác hoặc các bộ phận khác và chuyển chúng đến các bộ phận liên quan.
- Hỗ trợ các hoạt động hành chính khác: Thực hiện các công việc hành chính phát sinh khác theo yêu cầu của cấp trên hoặc các phòng ban.
Tùy thuộc vào lĩnh vực và vị trí cụ thể, vai trò và phạm vi công việc của Admin có thể khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, một Admin thường đảm nhận các trách nhiệm phổ biến sau:
2.1. Quản Lý và Hỗ Trợ Hành Chính
Trong môi trường doanh nghiệp, mỗi ngày các phòng ban phải đối mặt với vô số giấy tờ, thủ tục hành chính phức tạp. Ví dụ, phòng Kinh doanh phải xử lý các thủ tục liên quan đến quản lý khách hàng, đơn đặt hàng, báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, các thủ tục xin cấp phí tiếp khách, công tác,…
Admin sẽ là người “gánh vác” và xử lý toàn bộ các quy trình hành chính này, từ A đến Z. Nhờ sự hỗ trợ đắc lực của Admin, các phòng ban có thể giảm tải gánh nặng thủ tục, tập trung tối đa vào chuyên môn và các hoạt động cốt lõi của mình.
Ở nhiều công ty vừa và nhỏ, Admin có thể kiêm nhiệm cả các đầu việc của phòng Hành chính Nhân sự, như đào tạo hội nhập (onboarding) cho nhân viên mới về quy trình, quy định của công ty, hoặc hỗ trợ các hoạt động tuyển dụng ban đầu.
2.2. Quản Lý Tài Nguyên Doanh Nghiệp
Admin đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm tài sản vật chất, nguồn nhân lực và thông tin dữ liệu. Việc quản lý tài nguyên một cách khoa học và hợp lý giúp đảm bảo hoạt động của các phòng ban luôn trơn tru, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Có thể phân loại tài nguyên doanh nghiệp thành các dạng chính sau:
- Tài nguyên cơ sở vật chất: Admin chịu trách nhiệm quản lý các tài sản văn phòng như máy tính, máy in, thiết bị văn phòng, nội thất; đồng thời giám sát việc đặt hàng và kiểm soát cung cấp các vật liệu văn phòng như giấy, bút, mực in và các vật dụng khác. Đảm bảo môi trường làm việc luôn đầy đủ và tiện nghi.
- Tài nguyên nhân lực: Admin hỗ trợ phòng Nhân sự trong việc tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới, từ đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ đến sắp xếp và thực hiện các cuộc phỏng vấn. Admin cũng có thể phụ trách quản lý hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, và các tài liệu liên quan đến lương thưởng, phúc lợi.
- Tài nguyên thông tin, dữ liệu: Admin xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ thông tin khoa học, dễ dàng truy cập và tìm kiếm, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên khi cần tra cứu dữ liệu. Đảm bảo thông tin được bảo mật và sử dụng hiệu quả.
2.3. Điều Phối Hoạt Động Đội Nhóm
Trong các dự án cụ thể hoặc các hoạt động tập thể (ví dụ như team-building, sự kiện công ty), Admin thường đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, phân công công việc và điều phối hoạt động của các thành viên trong đội nhóm.
Admin phối hợp cùng trưởng bộ phận tạo ra lịch trình làm việc chi tiết, xác định mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể, phân chia công việc hợp lý cho từng thành viên. Sau đó, Admin tổ chức các cuộc họp định kỳ để cập nhật tiến độ, thông báo các nhiệm vụ mới và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến dự án.
2.4. Cầu Nối Liên Lạc Giữa Các Bộ Phận
Admin được ví như “trái tim” của doanh nghiệp, là người nắm giữ và luân chuyển thông tin giữa các phòng ban. Họ thu thập, xử lý, chia sẻ và phân phối thông tin một cách hiệu quả, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
Do đó, Admin chính là cầu nối liên lạc quan trọng, giúp các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp giao tiếp, phối hợp và làm việc hiệu quả cùng nhau.
Ví dụ, phòng Kế toán cần thống kê số lượng sự kiện Marketing đã tổ chức trong quý 2/2024, tổng ngân sách đã chi, số lượng khách mời tham dự để phục vụ công tác kê khai tài chính. Lúc này, Admin sẽ đóng vai trò cầu nối thông tin giữa phòng Kế toán và phòng Marketing, thu thập và cung cấp dữ liệu cần thiết.
3. Những Vị Trí Admin Phổ Biến Trong Doanh Nghiệp
Trong các doanh nghiệp hiện đại, vị trí Admin được phân chia thành nhiều chuyên môn hóa khác nhau để đáp ứng nhu cầu hỗ trợ đa dạng của các phòng ban. Dưới đây là một số vị trí Admin phổ biến:
3.1. Sale Admin (Admin Kinh Doanh)
Sale Admin là người hỗ trợ đắc lực cho đội ngũ bán hàng bằng cách xử lý các công việc hành chính và các nhiệm vụ khác được giao bởi trưởng phòng kinh doanh. Công việc của Sale Admin tập trung vào việc đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Nhiệm vụ cụ thể của Sale Admin bao gồm:
- Hỗ trợ giao dịch kinh doanh: Chuẩn bị và gửi báo giá, hợp đồng, các văn bản liên quan đến giao dịch kinh doanh khi cần thiết.
- Theo dõi đơn hàng: Giám sát quá trình xử lý đơn hàng từ khi khách hàng đặt hàng đến khi hàng được giao thành công.
- Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng (CRM): Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, đảm bảo thông tin khách hàng được lưu trữ đầy đủ, chính xác và dễ dàng truy cập.
- Thống kê và báo cáo: Tổng hợp dữ liệu bán hàng, thống kê các số liệu liên quan và lập báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
3.2. HR Admin (Admin Nhân Sự)
HR Admin là người hỗ trợ quản lý các công việc hành chính và nhân sự của phòng Nhân sự. Vai trò của HR Admin là đảm bảo các hoạt động liên quan đến nhân sự diễn ra trôi chảy, tuân thủ các quy định và chính sách của công ty.
Công việc cụ thể của HR Admin có thể kể đến:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Tổ chức và quản lý hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, các loại giấy tờ, chứng chỉ liên quan.
- Quản lý quy trình tuyển dụng: Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị thủ tục tiếp nhận nhân viên mới.
- Quản lý lương thưởng và phúc lợi: Tham gia vào việc quản lý lương thưởng, các chính sách phúc lợi, bảo hiểm và các chương trình ưu đãi khác cho nhân viên.
- Hỗ trợ giải quyết vấn đề nhân sự: Hỗ trợ quản lý và nhân viên trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến chính sách nhân sự, quan hệ lao động và môi trường làm việc.
- Quản lý giao nhận văn thư: Theo dõi và quản lý quá trình giao nhận văn thư, đảm bảo tài liệu phòng ban được gửi đi và nhận về đúng người, đúng địa chỉ.
3.3. System Admin (Admin Hệ Thống)
System Admin đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và duy trì hệ thống máy tính, mạng và công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Vai trò của System Admin là đảm bảo hệ thống IT hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả, hỗ trợ tối đa cho hoạt động kinh doanh.
Công việc chính của System Admin bao gồm:
- Cài đặt và cấu hình hệ thống: Thực hiện cài đặt và cấu hình các hệ thống máy tính, mạng, phần mềm và các thiết bị công nghệ khác cho công ty.
- Bảo trì và sửa chữa: Duy trì, bảo dưỡng và sửa chữa các vấn đề kỹ thuật liên quan đến hệ thống máy tính, mạng, phần mềm, đảm bảo mọi thứ hoạt động ổn định và an toàn.
- Hỗ trợ người dùng: Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng nội bộ, giải quyết các sự cố kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng phần mềm và thiết bị.
- Bảo mật hệ thống: Thực hiện các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa an ninh mạng, virus, hacker.
3.4. Marketing Admin (Admin Marketing)
Marketing Admin là người hỗ trợ phòng Marketing trong các công việc hành chính, quản lý dự án và báo cáo hiệu quả hoạt động. Vai trò của Marketing Admin là giúp phòng Marketing vận hành trơn tru, tập trung vào các hoạt động sáng tạo và chiến lược.
Công việc cụ thể của Marketing Admin bao gồm:
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu từ các bộ phận khác: Làm việc trực tiếp với các bộ phận khác để tiếp nhận và xử lý các yêu cầu liên quan đến Marketing.
- Xử lý giấy tờ tài chính: Hỗ trợ xử lý các giấy tờ, thủ tục tài chính liên quan đến hoạt động của phòng Marketing như đơn đặt hàng, thanh toán, nghiệm thu.
- Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Tham gia hỗ trợ tổ chức, hậu cần các sự kiện Marketing, hội thảo, triển lãm, ra mắt sản phẩm.
- Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng: Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, đảm bảo thông tin khách hàng phục vụ cho các chiến dịch Marketing.
- Hỗ trợ thống kê và báo cáo: Tổng hợp dữ liệu Marketing, thống kê các số liệu liên quan và xây dựng báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cấp trên.
Sale Admin, HR Admin, System Admin và Marketing Admin là những vị trí Admin phổ biến, mỗi vị trí đảm nhận những vai trò và trách nhiệm riêng biệt, hỗ trợ các phòng ban chuyên môn vận hành hiệu quả.
4. Yêu Cầu Cần Có Ở Một Nhân Viên Admin
Để trở thành một Admin chuyên nghiệp và thành công, bạn cần trang bị cho mình cả kỹ năng cứng (hard skills), kỹ năng mềm (soft skills) và thái độ làm việc tích cực.
4.1. Kỹ Năng Cứng
Kỹ năng cứng (hard skills) và kinh nghiệm là những yêu cầu không thể thiếu đối với vị trí Admin đa năng.
Kỹ năng quản lý hành chính:
Đây là kỹ năng chuyên môn cốt lõi của một Admin. Để phát triển lâu dài trong nghề, Admin cần nắm vững kiến thức và kỹ năng về quản lý hành chính văn phòng. Điều này bao gồm hiểu rõ các quy định, quy trình, thủ tục hành chính, các bước xử lý công việc, hồ sơ, mẫu biểu cần tuân thủ. Thành thạo trong việc phân loại, lưu trữ và báo cáo thông tin, dữ liệu. Nắm vững các yêu cầu, định dạng trong lập báo cáo để đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo.
Kỹ năng tin học văn phòng:
Trong thời đại công nghệ số, kỹ năng tin học văn phòng là yêu cầu bắt buộc đối với mọi Admin. Thành thạo sử dụng các ứng dụng văn phòng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint để soạn thảo văn bản, báo cáo, trình bày nội dung chuyên nghiệp, xử lý bảng biểu, số liệu, thống kê. Sử dụng email, internet và các công cụ trực tuyến khác để giao tiếp và làm việc hiệu quả.
Kỹ năng quản lý dữ liệu:
Kỹ năng quản lý dữ liệu trở nên ngày càng quan trọng trong công việc của Admin. Khả năng thu thập, sắp xếp, phân tích và bảo mật dữ liệu (cả dữ liệu bản cứng và dữ liệu điện tử) một cách khoa học và hiệu quả. Kỹ năng này giúp Admin dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết, hỗ trợ quá trình ra quyết định và tối ưu hóa hoạt động của tổ chức.
Đọc thêm: Phân tích dữ liệu là gì? Quy trình, phương pháp và công cụ hỗ trợ
4.2. Kỹ Năng Mềm
Kỹ năng mềm (soft skills) đóng vai trò quan trọng không kém trong việc quyết định hiệu quả làm việc của một Admin.
Kỹ năng giải quyết vấn đề:
Trong công việc hàng ngày, Admin thường xuyên phải đối mặt với các tình huống, vấn đề phát sinh bất ngờ và phức tạp. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp Admin xử lý hiệu quả các tình huống khẩn cấp, tìm ra giải pháp tối ưu, không ngừng nâng cao chất lượng công việc. Ví dụ, khi lịch họp thay đổi đột ngột, Admin cần linh hoạt điều chỉnh lịch trình, sắp xếp lại công việc của cả cấp quản lý và nhân viên một cách hợp lý.
Kỹ năng giao tiếp:
Với vai trò cầu nối thông tin, kỹ năng giao tiếp là yếu tố then chốt đối với Admin. Giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng và đối tác. Truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, chuyên nghiệp. Lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của người khác. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người.
Kỹ năng đa nhiệm:
Admin thường phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc (multitasking). Khả năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc ưu tiên, tập trung cao độ và xử lý nhiều việc song song giúp Admin hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. Khả năng kiểm soát căng thẳng và giữ bình tĩnh cũng rất quan trọng để duy trì hiệu suất làm việc cao.
4.3. Thái Độ Làm Việc
Thái độ làm việc tích cực và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng để Admin trở thành hậu phương vững chắc cho doanh nghiệp.
Tận tâm và trách nhiệm: Luôn tận tâm với công việc, sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ với trách nhiệm cao nhất. Chủ động, nhiệt tình, luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và các bộ phận khác.
Tỉ mỉ và cẩn thận: Công việc của Admin liên quan đến xử lý nhiều giấy tờ, tài liệu, thông tin quan trọng. Thái độ tỉ mỉ, cẩn thận giúp tránh những sai sót không đáng có, đảm bảo mọi thứ được thực hiện chính xác và đầy đủ.
Bình tĩnh và kiên nhẫn: Trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh, Admin có thể đối mặt với áp lực và khối lượng công việc lớn. Thái độ bình tĩnh, kiên nhẫn giúp Admin xử lý công việc hiệu quả, giữ tinh thần lạc quan và duy trì hiệu suất cao.
Kỹ năng cứng, kỹ năng mềm và thái độ làm việc chuyên nghiệp là những yếu tố quan trọng giúp Admin thành công trong sự nghiệp.
5. Lộ Trình Sự Nghiệp Của Vị Trí Admin
Vị trí Admin mang đến lộ trình sự nghiệp rõ ràng và nhiều cơ hội thăng tiến cho những người có năng lực và đam mê. Dưới đây là lộ trình phát triển sự nghiệp phổ biến của vị trí Admin:
Trợ lý hành chính (Administrative Assistant):
Đây là vị trí khởi đầu cho sự nghiệp Admin. Trợ lý hành chính đảm nhiệm các nhiệm vụ cơ bản như trả lời điện thoại, xử lý văn thư, quản lý lịch làm việc, hỗ trợ các bộ phận khác với các công việc hành chính thường ngày.
Chuyên viên hành chính (Admin/Administrative Specialist):
Sau khi tích lũy kinh nghiệm và thể hiện năng lực, Trợ lý hành chính có thể thăng tiến lên vị trí Chuyên viên hành chính. Ở cấp độ này, Admin đảm nhận các nhiệm vụ hành chính phức tạp hơn, quản lý các dự án hành chính nhỏ, hỗ trợ các chương trình đào tạo, sự kiện của công ty.
Quản lý hành chính (Administrative Manager):
Khi có đủ kinh nghiệm và thể hiện khả năng lãnh đạo, Admin có thể được bổ nhiệm vào vị trí Quản lý hành chính. Quản lý hành chính chịu trách nhiệm lập kế hoạch, phân công công việc, đánh giá hiệu quả hoạt động của đội nhóm, tham gia vào việc hoạch định, triển khai và cải tiến hệ thống hành chính của tổ chức.
Giám đốc hành chính (Administrative Director/Head of Administration):
Đây là vị trí cấp cao nhất trong lĩnh vực hành chính của tổ chức. Giám đốc hành chính làm việc chặt chẽ với ban lãnh đạo để phát triển và thực hiện các chiến lược hành chính dài hạn, tham gia vào quá trình ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp, quản lý và giám sát các nhóm chuyên viên và quản lý hành chính.
Từ Trợ lý hành chính đến Giám đốc hành chính, lộ trình sự nghiệp của Admin mang đến nhiều cơ hội phát triển và thăng tiến rõ ràng.
6. Các Công Cụ Cần Thiết Trong Công Việc Của Admin
Để làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp, Admin cần trang bị cho mình những công cụ hỗ trợ đắc lực. Dưới đây là một số công cụ quan trọng:
6.1. Ứng Dụng Quản Lý Lịch Biểu
Các ứng dụng quản lý lịch biểu như Google Calendar, Microsoft Outlook, Base Meeting giúp Admin tạo và chia sẻ lịch trình hoạt động của doanh nghiệp, dễ dàng điều phối công tác hậu cần. Ví dụ, Admin có thể dựa vào lịch biểu để đặt tiệc liên hoan trước 7 ngày, chia sẻ lịch trình cho người liên quan trước 3 ngày, chuẩn bị phòng họp và trang thiết bị trước 1 ngày.
Điểm mạnh của các ứng dụng này là khả năng sử dụng trên mọi thiết bị, giúp Admin cập nhật và theo dõi thông tin lịch trình mọi lúc mọi nơi, quản lý thời gian hiệu quả.
6.2. Phần Mềm Quản Lý Công Văn Đến – Đi
Quản lý công văn, văn bản trong doanh nghiệp là công việc phức tạp, tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Phần mềm quản lý công văn đến – đi giúp Admin theo dõi thông tin và xử lý công văn đến – đi một cách chuyên nghiệp. Ví dụ, Admin có thể ghi nhận công văn đến từ đối tác, phân công xử lý cho phòng ban liên quan, theo dõi tiến độ và lưu trữ khoa học. Đối với công văn đi, Admin có thể chuẩn bị và gửi công văn đúng địa chỉ kèm xác nhận cần thiết.
6.3. Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Nội Bộ
Đối với văn bản nội bộ, Admin có thể quản lý trên các ứng dụng chuyên biệt như Base Office.
Các văn bản như thông báo chung, quyết định bổ nhiệm, quy định mới ban hành sẽ được ban hành và lưu trữ dưới dạng file mềm, gửi thông báo đến tài khoản từng nhân viên. Các thao tác như sắp xếp, tra cứu hoặc điều chỉnh dễ dàng thực hiện ngay trên phần mềm. Đây là kênh giao tiếp chính thống giữa doanh nghiệp và nhân viên, đảm bảo đúng quy định, đúng người và đúng thời điểm.
6.4. Phần Mềm Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp
Phần mềm quản lý tài sản hỗ trợ đắc lực cho Admin trong việc kiểm kê, bàn giao và theo dõi tình trạng sử dụng tài sản chung của doanh nghiệp.
Ví dụ, trên phần mềm Base Asset, Admin có thể quản lý thông tin tài sản theo đa chiều: loại tài sản, nhãn tài sản, giá trị tài sản. Đồng thời, Admin được thông báo chi tiết về tình trạng sử dụng từng tài sản: đang ở đâu, ai sử dụng, mới cũ thế nào, khi nào cần bảo dưỡng, còn hàng tồn kho thay thế hay không. Điều này giúp đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích và tránh lãng phí.
6.5. Phần Mềm Cộng Tác Nhóm
Phần mềm cộng tác nhóm là công cụ không thể thiếu trong máy tính và điện thoại của Admin, bởi họ cần thường xuyên trao đổi thông tin và cộng tác làm việc cùng nhiều cá nhân, bộ phận khác. Lưu ý rằng các phần mềm này nhằm mục đích công việc, cần tách biệt với các ứng dụng chat cá nhân thông thường.
Hiện có nhiều doanh nghiệp lựa chọn Slack hoặc Microsoft Teams, tập trung vào giao tiếp và truyền đạt thông tin nội bộ. Nếu muốn giải quyết thêm bài toán giao việc, theo dõi tiến độ và kết quả công việc – từ các nhiệm vụ định kỳ như thanh toán tiền hàng tháng, các đầu việc phát sinh như sửa chữa thiết bị, đến các dự án như tổ chức sự kiện, thì giải pháp hàng đầu là Phần mềm quản lý công việc Base Wework (đã tích hợp sẵn ứng dụng chat nội bộ Base Message).
7. Kết Luận
Một đội ngũ mạnh không thể thiếu những người hỗ trợ tận tâm. Những Admin đa năng không chỉ đảm bảo sự vận hành suôn sẻ của các quy trình hành chính mà còn đóng góp tích cực vào hiệu quả làm việc của toàn bộ đội ngũ.
Chúc các doanh nghiệp có được những người Admin cống hiến tận tụy trong công việc, và các Admin đa năng luôn thành công trong sự nghiệp!
