Le terme « ordre du jour » est couramment utilisé, notamment dans le monde des affaires. On le retrouve à la télévision, dans les journaux, les documents de travail et sur le Web. Mais qu’est-ce qu’un ordre du jour ? Il s’agit tout simplement d’une liste des sujets à aborder et à traiter lors d’une réunion, d’une conférence ou d’un événement.
L’expression « ordre du jour » est souvent accompagnée d’autres termes pour préciser la nature et l’objectif de la réunion. Par exemple :
- Ordre du jour environnemental : Programme de discussion sur l’environnement.
- Ordre du jour d’un événement : Programme des activités d’un événement.
- Mon ordre du jour : Agenda personnel ou professionnel.
- Ordre du jour féministe : Programme de discussion sur les questions féministes.
- Ordre du jour politique : Programme de discussion sur des enjeux politiques.
- Ordre du jour national : Programme de discussion sur des questions nationales.
En français, l’ordre du jour peut aussi être appelé « programme de travail », « agenda », « feuille de route » ou « programme des délibérations ». Il permet de structurer la réunion, de s’assurer que tous les participants se concentrent sur les points importants et d’atteindre les objectifs fixés.
Malgré la définition, il peut être difficile de distinguer l’ordre du jour d’autres termes similaires, tels que :
- Timetable : Semblable à l’ordre du jour, mais se concentre davantage sur les horaires.
- Schedule : Correspond à un calendrier ou un planning personnel ou organisationnel. L’ordre du jour a une portée plus large, incluant la description détaillée du plan.
- Diary : Journal intime ou agenda personnel où l’on note ses activités et ses rendez-vous, incluant souvent des jours, des mois et des années avec des espaces pour écrire.
Il existe également des synonymes d’ordre du jour, comme : plan, programme, schéma, calendrier, mémo, itinéraire. L’utilisation de chaque terme dépend du contexte.
Un ordre du jour efficace doit avoir un titre clair, des informations détaillées et précises (heure, lieu, participants), un contenu spécifique, logique et facile à comprendre.
Le contenu doit être organisé chronologiquement, en priorisant les questions importantes à résoudre en premier. Il est important d’estimer le temps nécessaire pour chaque point afin d’aider le président et les participants à gérer leur temps efficacement.
Pour créer un ordre du jour parfait, il faut suivre les étapes suivantes : définir le titre, identifier le public, l’heure et le lieu, déterminer l’objectif, noter les points principaux, répondre aux questions et effectuer une dernière révision avant la diffusion. Un ordre du jour bien préparé contribue à l’efficacité de la réunion, à l’atteinte des objectifs fixés et reflète le professionnalisme de son auteur.
