Un Plan de Comunicación es un documento que recopila toda la información necesaria y relevante para las partes involucradas en la comunicación de una empresa. Es una herramienta crucial que ayuda a las empresas a orientar y ejecutar sus actividades de comunicación de manera efectiva, con el objetivo de alcanzar los objetivos comerciales establecidos. Un plan de comunicación detallado y bien ejecutado ayudará a la empresa a construir su marca, aumentar sus ingresos y atraer nuevos clientes.
Un plan de comunicación generalmente incluye:
- Objetivos
- Público objetivo
- Mensaje a transmitir
- Métodos de comunicación
- Canales de comunicación
- Acciones para cada etapa de la campaña
El propósito de un plan de comunicación es guiar a los departamentos involucrados en la ejecución e implementación de las actividades y planes de campaña propuestos para lograr los objetivos establecidos por la empresa u organización. Un plan debe ser viable, adaptable a cambios inesperados, garantizar el progreso, minimizar el impacto externo y optimizar los procesos.
Los beneficios de crear un plan de comunicación son la orientación clara y precisa para la empresa en sus actividades de marketing para lograr los objetivos deseados, como: aumentar el conocimiento de la marca, desarrollar los ingresos, atraer nuevos clientes, presentar productos e impulsar las ventas.
Desarrollar un buen plan de comunicación de marketing contribuirá a:
- Construir la confianza en la marca
- Llegar al público objetivo correcto
- Lograr un ROI efectivo
Cuatro elementos clave en un plan de comunicación efectivo incluyen:
- Investigación y análisis
- Objetivos de marketing e indicadores clave de rendimiento (KPI)
- Estrategia de comunicación
- Implementación, evaluación y medición
En primer lugar, para elaborar un plan de comunicación, los profesionales del marketing deben investigar y evaluar a fondo la situación actual de la empresa u organización. Los factores a evaluar incluyen: fortalezas y debilidades de la empresa (se puede utilizar el modelo SWOT para la evaluación), el presupuesto asignado al plan, la posición de la empresa en el mercado, la influencia en la industria, la competencia, los impactos del sector, las tendencias sociales y los factores de comunicación actuales.
Esta etapa de investigación y evaluación general ayuda a determinar con precisión la situación de la empresa, lo que permite visualizar la dirección adecuada. El siguiente paso es definir el propósito y los objetivos del plan. Cada plan tiene un significado específico. Definir el propósito y los objetivos del plan ayuda a orientar con precisión la dirección de la comunicación para la empresa. La empresa puede utilizar el modelo SMART como estándar para decidir los objetivos necesarios.
Definir el público objetivo es un paso igualmente importante. Un plan de comunicación no será efectivo si no se identifica el objetivo al que se dirige la empresa. La creación de un plan de comunicación personalizado para llegar al público objetivo correcto dependerá de los productos y servicios específicos de cada empresa. Para identificar correctamente al público objetivo, la empresa debe responder: ¿A quién va dirigido este plan de comunicación? ¿Cuáles son sus comportamientos, características y necesidades? ¿Cuál es su ubicación geográfica, edad o profesión? ¿Cómo se puede llegar a ellos?
Se puede dividir al público en diferentes grupos para desarrollar una estrategia para cada grupo de manera más sencilla. Después de identificar al público objetivo, se deben seleccionar los canales de comunicación adecuados. Hay muchos canales de comunicación que la empresa puede utilizar, como: redes sociales, prensa, Google, etc. La selección del canal estará determinada por el público objetivo al que la empresa desea llegar y el presupuesto previamente establecido.
El siguiente paso es establecer un cronograma para la implementación del plan de comunicación. Una vez que se han investigado y definido las tareas a realizar, lo siguiente es crear un cronograma específico y adecuado para cada etapa del trabajo en el plan. La creación de un cronograma optimizará el tiempo y facilitará el control del progreso de las tareas que deben completarse. Finalmente, se debe realizar una evaluación y resumen después de cada etapa completada en el plan. Esto no solo implica revisar los resultados obtenidos, sino también evaluar las debilidades y las áreas que no fueron efectivas para aprender de la experiencia y desarrollar un plan optimizado para futuras ocasiones.
En resumen, un Plan de Comunicación es un factor crucial que ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos comerciales a través de actividades de comunicación efectivas. Un plan detallado, claro y bien ejecutado traerá muchos beneficios a la empresa, desde la construcción de la marca hasta el aumento de los ingresos y la atracción de clientes.
