La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos en papel o imágenes en datos digitales y archivos que se almacenan en un ordenador o teléfono móvil mediante un escáner o una aplicación de escaneo en un smartphone. Este proceso permite almacenar, compartir y gestionar documentos de forma más eficiente.
Si alguna vez has utilizado una fotocopiadora, te resultará fácil imaginar un escáner, ya que son similares. Si el documento escaneado contiene texto, se puede utilizar un software OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para convertirlo en texto editable. Esto facilita enormemente el procesamiento de la información contenida en el documento.
Los escáneres tienen muchos usos. En primer lugar, ayudan a almacenar documentos importantes de forma segura y a encontrarlos fácilmente cuando se necesitan. La digitalización de documentos reduce el riesgo de pérdida de información importante y ahorra costes de impresión, lo que beneficia tanto a particulares como a empresas.
En segundo lugar, la digitalización de documentos garantiza la seguridad de los mismos. Almacenar la información en formato digital mediante el escaneo y la configuración de contraseñas para proteger el contenido importante aumenta la seguridad de la información para el usuario. Los documentos escaneados se almacenan como archivos PDF, firmados digitalmente para garantizar la máxima seguridad de la imagen.
La digitalización de documentos también facilita la búsqueda de documentos. La conversión de documentos físicos a archivos digitales facilita y moderniza la organización de la información.
Hoy en día, muchos escáneres han sido mejorados para permitir a los usuarios compartir documentos por correo electrónico, herramientas en la nube o aplicaciones de terceros. Esto permite a los usuarios acceder a la información de forma remota en cualquier momento y lugar, sin necesidad de estar presentes en la empresa, lo que ofrece comodidad y flexibilidad.
Para realizar la digitalización de un documento, primero hay que colocarlo en el escáner, asegurándose de que esté en la posición correcta.
A continuación, se debe configurar el escáner en el software de escaneo. Es necesario abrir el software y ajustar la configuración de escaneo según las preferencias, como la selección del modo de blanco y negro o color, y el tamaño del escaneo. Después, se puede pulsar el botón de escanear directamente en el escáner o en el software.
Finalmente, se puede ajustar y editar el documento después de escanearlo. El software de escaneo ofrece algunas opciones una vez finalizado el escaneo para poder realizar ajustes como girar la imagen. Se puede guardar el documento en el formato de archivo deseado o en el formato predeterminado. También se puede editar la imagen para mejorar la calidad del documento, como aumentar el brillo, reducir el desenfoque o aumentar la nitidez.
