Đối soát là quá trình so sánh, kiểm tra tính hợp lý, chính xác và đồng nhất của số liệu kế toán giữa các sổ sách kế toán, giữa sổ sách kế toán với các tài liệu, chứng từ liên quan và giữa số liệu kế toán với tình hình thực tế của tổ chức. Quá trình này đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính, giúp phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận, đồng thời hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh một cách hiệu quả.
Đối soát thường được thực hiện định kỳ, ví dụ như hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, tùy thuộc vào quy mô và loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Việc đối soát thường xuyên giúp kiểm soát rủi ro tài chính, nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ các quy định pháp luật.
Một quy trình đối soát thường bao gồm các bước sau: xác định phạm vi đối soát, thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, so sánh dữ liệu, phân tích chênh lệch (nếu có), điều chỉnh sai sót và lập báo cáo đối soát. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình đối soát giúp tự động hóa các thao tác, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Đối soát có thể được thực hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm: đối soát ngân hàng, đối soát công nợ, đối soát kho hàng, đối soát thuế, đối soát bảo hiểm… Mỗi loại đối soát có mục đích và phương pháp thực hiện riêng, nhưng đều hướng đến mục tiêu chung là đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin tài chính.
Ví dụ, trong đối soát ngân hàng, doanh nghiệp sẽ so sánh số dư tài khoản ngân hàng theo sổ sách kế toán với số dư theo sao kê ngân hàng. Sự chênh lệch có thể do các khoản chi chưa được ghi nhận, các khoản thu chưa được ngân hàng ghi có hoặc do lỗi của ngân hàng.
Việc đối soát mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm: phát hiện và ngăn ngừa gian lận, giảm thiểu rủi ro tài chính, cải thiện quản lý dòng tiền, nâng cao hiệu quả hoạt động, tuân thủ quy định pháp luật và tăng cường uy tín với đối tác. Bên cạnh đó, đối soát còn giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình tài chính, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, quá trình đối soát cũng có thể gặp một số khó khăn như: số lượng dữ liệu lớn, phức tạp, khác biệt về định dạng dữ liệu giữa các nguồn, thiếu nhân lực hoặc công cụ hỗ trợ. Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch và quy trình đối soát rõ ràng, đồng thời đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân lực để nâng cao hiệu quả đối soát.
