Ein Kommunikationsplan ist eine umfassende Zusammenfassung aller wichtigen und wertvollen Informationen für die an der Kommunikation beteiligten Parteien. Er ist ein wichtiges Dokument, das Unternehmen hilft, ihre Kommunikationsaktivitäten effektiv zu steuern und umzusetzen, um die gesetzten Geschäftsziele zu erreichen. Ein detaillierter und gut ausgeführter Kommunikationsplan hilft Unternehmen, ihre Marke aufzubauen, den Umsatz zu steigern und neue Kunden zu gewinnen.
Ein Kommunikationsplan beinhaltet in der Regel:
- Ziele
- Zielgruppe
- Botschaft
- Kommunikationsmethoden
- Kommunikationskanäle
- Maßnahmen für jede Phase der Kampagne
Der Zweck eines Kommunikationsplans besteht darin, die beteiligten Abteilungen bei der Durchführung und Umsetzung der geplanten Aktivitäten und Kampagnen anzuleiten, um die von dem Unternehmen oder der Organisation festgelegten Ziele zu erreichen. Ein Plan muss umsetzbar sein, auf unerwartete Veränderungen reagieren können, den Fortschritt sicherstellen, externe Einflüsse minimieren und den Prozess optimieren.
Die Vorteile der Erstellung eines Kommunikationsplans liegen in der klaren und präzisen Ausrichtung des Unternehmens bei der Durchführung von Marketingaktivitäten, um die gewünschten Planziele zu erreichen, wie z. B. Steigerung der Markenbekanntheit, Umsatzwachstum, Gewinnung neuer Kunden, Produkteinführung und Verkaufsförderung.
Die Erstellung eines guten Marketing-Kommunikationsplans trägt dazu bei:
- Markenvertrauen aufzubauen
- Die richtige Zielgruppe zu erreichen
- Einen effektiven ROI zu erzielen
Vier Hauptelemente eines effektiven Kommunikationsplans sind:
- Recherche und Analyse
- Marketingziele und Key Performance Indicators (KPIs)
- Kommunikationsstrategie
- Umsetzung, Bewertung und Messung
Zunächst müssen Marketer für die Erstellung eines Kommunikationsplans die aktuelle Situation des Unternehmens oder der Organisation sorgfältig und detailliert recherchieren und bewerten. Zu den zu bewertenden Faktoren gehören: Stärken und Schwächen des Unternehmens (ggf. mithilfe der SWOT-Analyse), Budget für den Plan, Marktposition des Unternehmens, Einfluss in der Branche, Wettbewerber, Auswirkungen der Branche, gesellschaftliche Trends und aktuelle Kommunikationsfaktoren.
Diese umfassende Recherche- und Bewertungsphase hilft, die Situation des Unternehmens genau zu bestimmen und daraus die richtige Richtung abzuleiten. Als Nächstes werden Zweck und Ziele des Plans festgelegt. Jeder Plan hat eine bestimmte Bedeutung. Die Bestimmung von Zweck und Zielen des Plans hilft, die Kommunikationsrichtung für das Unternehmen genau festzulegen. Unternehmen können das SMART-Modell als Standard verwenden, um die erforderlichen Ziele zu bestimmen.
Die Definition der Zielgruppe ist ein ebenso wichtiger Schritt. Ein Kommunikationsplan kann nicht effektiv sein, wenn nicht die Ziele festgelegt sind, die das Unternehmen erreichen möchte. Die Erstellung eines personalisierten Kommunikationsplans, um die richtige Zielgruppe zu erreichen, hängt von den spezifischen Produkten und Dienstleistungen jedes Unternehmens ab. Um die richtige Zielgruppe zu bestimmen, muss das Unternehmen folgende Fragen beantworten: An wen richtet sich dieser Kommunikationsplan? Was sind ihre Verhaltensweisen, Merkmale und Bedürfnisse? Wo leben sie, wie alt sind sie und in welcher Branche arbeiten sie? Wie kann man sie erreichen?
Die Zielgruppe kann in verschiedene Gruppen unterteilt werden, um die Richtung für jede Gruppe einfacher zu gestalten. Nach der Bestimmung der Zielgruppe müssen geeignete Kommunikationskanäle ausgewählt werden. Es gibt viele Kommunikationskanäle, die Unternehmen nutzen können, wie z. B. Social Media, Presse, Google usw. Die Auswahl des Kanals hängt von der Zielgruppe ab, die das Unternehmen erreichen möchte, und dem zuvor festgelegten Budget.
Die Erstellung eines Zeitplans für die Umsetzung des Kommunikationsplans ist der nächste Schritt. Nachdem die durchzuführenden Arbeiten recherchiert und festgelegt wurden, muss ein konkreter und geeigneter Zeitplan für jede Phase der Arbeit im Plan erstellt werden. Die Erstellung eines Zeitplans optimiert die Zeit und erleichtert die Kontrolle des Fortschritts der zu erledigenden Aufgaben. Schließlich erfolgt nach jeder abgeschlossenen Phase des Plans eine Bewertung und Zusammenfassung. Dabei werden nicht nur die erzielten Ergebnisse betrachtet, sondern auch die Schwachstellen und ineffizienten Punkte bewertet, um daraus zu lernen und für die Zukunft bessere Lösungen zu finden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Kommunikationsplan ein wichtiger Faktor ist, der Unternehmen hilft, ihre Geschäftsziele durch effektive Kommunikationsaktivitäten zu erreichen. Ein detaillierter, klarer und korrekt ausgeführter Plan bringt Unternehmen viele Vorteile, vom Markenaufbau über die Umsatzsteigerung bis hin zur Gewinnung neuer Kunden.
