Communication Plan (Kế hoạch truyền thông) là một bản tổng hợp đầy đủ thông tin cần thiết và có giá trị cho các bên thực hiện truyền thông. Nó là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp định hướng và triển khai các hoạt động truyền thông một cách hiệu quả, nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Một communication plan chi tiết và được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, tăng doanh thu và thu hút khách hàng mới.
Một bản kế hoạch truyền thông thường bao gồm:
- Mục tiêu
- Đối tượng
- Thông điệp truyền tải
- Phương thức truyền thông
- Kênh truyền thông
- Các phương án từng giai đoạn của chiến dịch
Mục đích của communication plan là hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện và triển khai các hoạt động, kế hoạch chiến dịch đã đề ra để đạt được mục tiêu do doanh nghiệp, cơ quan đề ra. Một kế hoạch cần đảm bảo tính khả thi, có khả năng ứng biến với thay đổi bất ngờ, đảm bảo tiến độ, giảm thiểu tác động bên ngoài và tối ưu hóa quy trình.
Lợi ích của việc lập communication plan là định hướng rõ ràng chính xác phương hướng cho doanh nghiệp trong hoạt động thực hiện marketing để đạt được những mục tiêu kế hoạch mong muốn như: gia tăng nhận diện thương hiệu, phát triển doanh thu, thu hút khách hàng mới, giới thiệu sản phẩm và đẩy mạnh kinh doanh.
Xây dựng một kế hoạch truyền thông marketing tốt sẽ góp phần:
- Xây dựng niềm tin thương hiệu
- Tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu
- Đạt được hệ số ROI hiệu quả
Bốn yếu tố chính trong một communication plan hiệu quả bao gồm:
- Nghiên cứu và phân tích
- Mục tiêu tiếp thị và chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI)
- Chiến lược truyền thông
- Thực hiện, đánh giá và đo lường
Đầu tiên, để lập kế hoạch truyền thông, các marketer cần nghiên cứu đánh giá kỹ càng, chi tiết tình hình hiện trạng doanh nghiệp, cơ quan. Các yếu tố cần đánh giá bao gồm: điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp (có thể sử dụng mô hình SWOT để đánh giá), ngân sách chi trả cho kế hoạch, vị thế doanh nghiệp trên thị trường, tầm ảnh hưởng trong ngành, đối thủ cạnh tranh, những tác động của ngành hàng, xu thế xã hội và các yếu tố truyền thông hiện thời.
Bước nghiên cứu và đánh giá tổng quan này giúp xác định chính xác tình hình doanh nghiệp, từ đó hình dung được hướng đi phù hợp. Tiếp theo là xác định mục đích và mục tiêu của kế hoạch. Mỗi kế hoạch đều có một ý nghĩa nhất định. Việc xác định mục đích và mục tiêu của kế hoạch giúp định hướng chính xác hướng đi truyền thông cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình SMART làm chuẩn để quyết định những mục tiêu cần có.
Xác định đối tượng truyền thông là một bước quan trọng không kém. Một kế hoạch truyền thông sẽ không thể đạt hiệu quả nếu không xác định được mục tiêu mà doanh nghiệp cần hướng đến. Việc xây dựng kế hoạch truyền thông cá nhân hóa nhằm tiếp cận đúng đối tượng khách hàng sẽ tùy thuộc vào sản phẩm dịch vụ kinh doanh riêng của mỗi doanh nghiệp. Để xác định được đúng đối tượng truyền thông, doanh nghiệp cần trả lời được: Kế hoạch truyền thông này hướng tới ai? Hành vi, đặc điểm nhu cầu của họ là gì? Vị trí địa lý sinh sống, tuổi tác hay ngành nghề? Có thể tiếp cận họ bằng cách nào?
Có thể chia đối tượng thành những nhóm khác nhau để xây dựng hướng đi cho từng đối tượng một cách dễ dàng hơn. Sau khi xác định đối tượng, cần lựa chọn kênh truyền thông thích hợp. Có nhiều kênh truyền thông mà doanh nghiệp có thể sử dụng như: social media, báo chí, Google,… Việc lựa chọn kênh sẽ được quyết định bởi đối tượng mục tiêu doanh nghiệp muốn tiếp cận và ngân sách đã được đề ra trước đó.
Lập timeline thực hiện kế hoạch truyền thông là bước tiếp theo. Sau khi đã nghiên cứu xác định được các công việc cần thực hiện, việc tiếp theo cần làm là xây dựng lên bảng thời gian cụ thể và phù hợp cho từng giai đoạn công việc trong kế hoạch. Việc tạo timeline sẽ tối ưu hóa được thời gian cũng như dễ kiểm soát tiến độ các đầu việc cần hoàn thành. Cuối cùng là đánh giá và tổng kết sau mỗi giai đoạn hoàn thành trong kế hoạch. Việc này không chỉ là nhìn lại những kết quả đã đạt được mà còn để đánh giá những điểm yếu, điểm chưa hiệu quả để rút ra bài học và có phương án tối ưu hơn cho những lần tiếp theo.
Tóm lại, Communication Plan là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh thông qua các hoạt động truyền thông hiệu quả. Một kế hoạch chi tiết, rõ ràng và được thực hiện đúng đắn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc xây dựng thương hiệu đến tăng doanh thu và thu hút khách hàng.
