BOM (Bill of Materials) – Định mức nguyên vật liệu là một bảng danh sách chi tiết và đầy đủ tất cả các thành phần, vật liệu, linh kiện, số lượng cần thiết, cùng với các hướng dẫn cụ thể để lắp ráp và sản xuất một sản phẩm hoàn chỉnh. Hiểu một cách đơn giản, BOM đóng vai trò như “công thức” để tạo ra sản phẩm, liệt kê mọi “nguyên liệu” cần thiết.
BOM giữ vị trí trung tâm trong bất kỳ quy trình sản xuất nào, bởi nó cung cấp toàn bộ thông tin thiết yếu để lắp ráp một bộ phận hoặc sản phẩm. Định mức nguyên vật liệu BOM không chỉ liệt kê các nguyên liệu thô và vật tư cần thiết để chế tạo sản phẩm, mà còn bao gồm cả thiết bị và công cụ cần dùng trong quá trình sản xuất. Tưởng tượng BOM như một công thức nấu ăn tỉ mỉ, nó bao gồm danh sách nguyên liệu (thịt, cá, rau củ, gia vị, số lượng, nơi mua…) và các bước chế biến chi tiết để tạo ra món ăn hoàn chỉnh.
Các doanh nghiệp sản xuất thường bắt đầu quy trình sản xuất bằng việc xây dựng định mức nguyên vật liệu BOM. Điều quan trọng hàng đầu là các tổ chức phải tạo ra hóa đơn BOM chính xác, bởi nó đảm bảo quá trình lắp ráp diễn ra trôi chảy và hiệu quả nhất. BOM giúp chắc chắn rằng các bộ phận hoặc thành phần luôn sẵn sàng và phù hợp trong suốt quá trình sản xuất. Nếu một hóa đơn BOM bị sai sót, nó có thể gây ra sự cố nghiêm trọng trong sản xuất, dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc.
Các Loại BOM Phổ Biến Trong Quản Lý Sản Xuất Hiện Nay
Để đáp ứng sự đa dạng và các yêu cầu khác nhau từ nhà sản xuất, hóa đơn định mức nguyên vật liệu BOM được phân loại thành nhiều loại khác nhau, trong đó có các loại cơ bản sau:
Manufacturing Bill of Materials (mBOM) – BOM Sản Xuất
mBOM, hay còn gọi là BOM sản xuất, được các doanh nghiệp sử dụng để thể hiện chi tiết tất cả thông tin của các bộ phận và quá trình lắp ráp để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh. mBOM sử dụng thông tin để xây dựng các mối quan hệ chi tiết hơn về các thành phần và các kết nối liên quan. Ngoài ra, mBOM còn bao gồm tất cả thông tin về các bộ phận cần xử lý trước khi đưa vào lắp ráp.
mBOM phụ thuộc hoàn toàn vào độ chính xác của đơn đặt hàng các bộ phận trong quy trình sản xuất, đảm bảo bộ phận mua hàng luôn duy trì lịch trình tối ưu để đặt hàng từ các nhà cung cấp và thương lượng giá cả.
Đây là loại BOM phổ biến nhất trong các công ty sản xuất hiện nay, với nguồn dữ liệu tổng hợp từ nhiều hệ thống như hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, hoạch định tài nguyên vật liệu MRP, hệ thống điều hành sản xuất MES.
Engineering Bill of Materials (eBOM) – BOM Kỹ Thuật
Khác với mBOM, eBOM tập trung vào các thành phần và vật liệu trong giai đoạn thiết kế sản phẩm. eBOM phát triển trong giai đoạn thiết kế sản phẩm, dựa trên các công cụ như thiết kế hỗ trợ máy tính CAD và tự động hóa thiết kế điện tử EDA.
Một sản phẩm hoàn chỉnh có thể liên kết với nhiều eBOM. Các tài liệu eBOM sẽ thống kê các vật phẩm, bộ phận, thành phần, lắp ráp sản phẩm theo thiết kế của các kỹ sư.
Production BOM – BOM Sản Phẩm
Production BOM, hay còn gọi là BOM sản phẩm, được xem như nền tảng cho đơn đặt hàng sản xuất. Chúng liệt kê các thành phần và thành phần lắp ráp để tạo nên một sản phẩm hoàn chỉnh, bao gồm giá cả, mô tả, số lượng, đơn vị đo lường… Trong quá trình sản xuất, các thành phần vật lý sẽ được chuyển đổi thành thành phẩm hoàn chỉnh. Các nguyên liệu thô sẽ được phân bổ hợp lý cho sản phẩm bởi hệ thống tự động. Nhu cầu thành phần, chi phí, tính sẵn có của nguyên liệu sẽ tự động thêm vào các đơn đặt hàng.
Single – Level BOM – BOM Đơn Cấp
Loại BOM đơn cấp này thường được sử dụng cho các sản phẩm có cấu trúc đơn giản, không có các thành phần nhỏ bên trong. BOM đơn cấp chứa tổng số các bộ phận được sử dụng để tạo thành sản phẩm và được liệt kê theo thứ tự số phần. Tài liệu này chỉ thể hiện một cấp độ con duy nhất trong các thành phần, lắp ráp, vật liệu.
Multi-level BOM – BOM Đa Cấp
So với BOM đơn cấp, Multi-Level BOM thường được sử dụng cho các sản phẩm phức tạp hơn và bao gồm các thành phần lắp ráp, thường được chia thành các cấp độ khác nhau. Trong tài liệu này, mỗi vật phẩm (nguyên liệu thô hoặc lao động) phải liên kết với vật phẩm gốc, ngoại trừ ở cấp cao nhất.
Cách Tạo Hóa Đơn Định Mức Nguyên Vật Liệu BOM Trong Sản Xuất
BOM Trong Sản Xuất Bao Gồm Những Gì?
Một số yếu tố cơ bản thường có trong Hóa đơn định mức nguyên vật liệu BOM:
– Cấp BOM (BOM Level): BOM thường chứa nhiều cấp, mỗi cấp đại diện cho tổ hợp chính hoặc tổ hợp phụ. Mỗi BOM có cấu trúc riêng được phân chia và đánh dấu dựa trên các mức BOM, giúp người dùng dễ dàng điều hướng tài liệu và nắm bắt quy trình lắp ráp.
– Tham Chiếu (Reference): Gán cho mỗi bộ phận hoặc cụm bộ phận một tham chiếu (định danh) để xác định dễ dàng hơn. Những định danh này thường bao gồm một chữ cái và một số. Ví dụ, các điện trở có thể được đặt tên là R1, R2, R3, v.v.
– Số Lượng (Part Number): Số lượng các thành phần và quy trình lắp ráp riêng lẻ được ấn định để dễ dàng tham khảo.
– Đơn Vị Đo (Unit of Measure): Đơn vị đo của các bộ phận và thành phần như inch, feet, kg, ounce,…
– Mô Tả (Description): Ví dụ như kích thước, điện áp, màu sắc và các thông số kỹ thuật khác. Mô tả chi tiết của từng bộ phận sẽ giúp doanh nghiệp phân biệt giữa các bộ phận có nhiều điểm tương đồng và dễ dàng xác định các bộ phận cụ thể hơn. Thông thường, mô tả sẽ ở dạng hình ảnh minh họa.
– Giai Đoạn (Phrase): Mục đánh dấu vị trí của các bộ phận trong vòng đời của chúng. Các chỉ định trong danh mục này bao gồm sản xuất, thử nghiệm và thiết kế. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ lắp ráp và tạo ra các mốc thời gian thực tế của dự án.
– Loại Mua Sắm (Procurement type): Nêu rõ cách thức từng bộ phận được mua hoặc sản xuất (sản xuất hàng loạt hoặc sản xuất theo yêu cầu) nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, lập kế hoạch và mua sắm.
– Tên Nhà Sản Xuất (Manufacturer name): Doanh nghiệp nên liệt kê tên của nhà sản xuất linh kiện để giúp người sử dụng BOM tìm được linh kiện phù hợp.
– Các Chỉ Số Tham Khảo (Reference Indicators): Nếu sản phẩm chứa các cụm bảng mạch in (PCBA), doanh nghiệp phải đưa vào hóa đơn định mức nguyên vật liệu BOM các chỉ số tham chiếu, nêu chi tiết vị trí của bộ phận trên bảng mạch. Việc nhập thông tin này vào hóa đơn định mức nguyên vật liệu có thể giúp các bên liên quan tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn sau này.
– Nhận Xét và Ghi Chú (Note): Mặc dù đây không phải là hạng mục quan trọng, nhưng nó có thể làm tăng đáng kể hiệu quả của dự án, đặc biệt khi phát sinh các vấn đề hoặc thay đổi bất ngờ. Đây là phần để đặt bất kỳ nhận xét và ghi chú nào không phù hợp với bất kỳ danh mục nào khác. Ví dụ: các vật tư tiêu hao như đinh vít, keo dán, băng dính,…
Các Bước Cơ Bản Xây Dựng Một BOM Trong Sản Xuất
Khi đã sắp xếp tất cả thông tin, bạn có thể bắt đầu viết danh sách BOM. Quá trình này tương đối đơn giản, nhưng việc tìm kiếm thông tin có thể khó khăn. Đây là cách chuẩn bị BOM cơ bản (sử dụng MS Excel):
- Tạo tài liệu: Mở chương trình MS Excel và tạo một tài liệu bảng tính mới. Đặt tên tệp và đặt tên của dự án cùng bất kỳ thông tin nhận dạng quan trọng nào khác ở trên cùng.
- Sắp xếp tài liệu: Thiết lập quyền của người dùng, thiết lập theo dõi thay đổi và tạo bất kỳ cấp độ nào cần thiết. Lưu ý, bạn có thể cần thêm rất nhiều thông tin liên quan và thực hiện các thay đổi đối với thông tin đó sau này.
- Điền vào các cột: Điền tên các danh mục vào đầu các cột. Những tiêu đề này sẽ bao gồm những thứ như tên mặt hàng, số lượng, số bộ phận,.. như đã nêu ở trên.
- Điền vào các hàng: Điền thông tin vào các hàng, theo đầu mục của cột. Mỗi thành phần của bảng sẽ có một hàng riêng biệt. Bạn nên đảm bảo rằng thông tin chính xác và luôn được cập nhật liên tục.
- Cập nhật khi cần: Cập nhật thông tin trong BOM khi cần thiết một cách kịp thời và chính xác. Khi tạo tệp, hãy nhớ lưu tệp thường xuyên và ghi lại các thay đổi, để dễ dàng truy xuất và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.
5 Lý Do Định Mức Nguyên Vật Liệu – BOM Lại Quan Trọng Đối Với Doanh Nghiệp Sản Xuất
Định Mức Nguyên Vật Liệu BOM Trong Sản Xuất Là Sổ Tay Hoạt Động Của Doanh Nghiệp
Định mức nguyên vật liệu BOM sẽ liệt kê mọi nguyên liệu thô và số lượng cần thiết, cũng như các quy trình (có thể ở dạng thô) quan trọng để sản xuất sản phẩm. Đây là lợi ích quan trọng nhất của BOM, khi nó đóng vai trò như một “bí kíp” sản xuất, hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện.
Tối Ưu Các Chi Phí Liên Quan
Với khả năng liệt kê tất cả các nguyên vật liệu với số lượng tương ứng và giá cả cập nhật, BOM cung cấp cho nhà sản xuất thông tin chi phí để sản xuất sản phẩm theo thời gian thực, dựa trên giá thị trường hiện tại. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng tính toán tỷ suất lợi nhuận tiềm năng và đưa ra chiến lược định giá phù hợp cho sản phẩm của mình.
Tối Ưu Tồn Kho Và Giảm Thiểu Lãng Phí Sản Xuất
Một lý do khác khiến BOM trở nên cần thiết trong sản xuất là khả năng giúp giảm thiểu lãng phí, đặc biệt là lãng phí đến từ hàng tồn kho dư thừa.
Với BOM, nhà máy sẽ biết được những gì cần thiết và bằng cách sử dụng các bộ phận phù hợp một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng dư thừa hàng tồn kho. Ngoài ra, doanh nghiệp nắm rõ chính xác số lượng cần thiết và tránh phải kiểm tra những sản phẩm lắp ráp không chính xác và không thể sử dụng được.
Cuối cùng, khi có thông tin chính xác, nhà sản xuất nâng cao khả năng tự cải thiện sản xuất, cho đến khi có được công thức sản phẩm hoàn hảo nhất. Đồng thời, loại hàng tồn kho BOM này giúp quản lý hàng tồn kho trong nhà máy ở mức tối ưu.
Tạo Ra Các Tiêu Chuẩn Cho Sản Xuất
Bất kỳ sản phẩm nào cũng phải trải qua nhiều bước từ khi phác thảo ý tưởng đến khi có đơn đặt hàng cuối cùng. BOM giúp doanh nghiệp trình bày quy trình này với nhà máy của mình, như nguyên liệu thô cần thiết là gì, sản xuất cần chú trọng yếu tố nào và kiểm soát chất lượng ra sao,…
Một khi BOM được xác định, nó có thể được sử dụng như một phần của Quy trình Sản xuất Tiêu chuẩn, đảm bảo chất lượng và tính nhất quán cho mỗi lô sản phẩm.
BOM Giúp Toàn Bộ Chuỗi Cung Ứng Hoạt Động Nhất Quán
Về bản chất, một Hóa đơn định mức nguyên vật liệu giúp tất cả các bộ phận làm việc cùng nhau.
Để tạo một BOM chính xác, doanh nghiệp cần đầu vào từ thiết kế, mua sắm, nhà sản xuất và bán hàng. Các nhà thiết kế, nhà bán hàng, nhà hoạch định chất lượng, nhà máy và nhà cung cấp từ đó đều sẽ tham khảo ý kiến đó trong suốt quá trình phát triển sản phẩm, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Lựa Chọn MES-X Của VTI Solutions Cho Việc Quản Lý Định Mức Nguyên Vật Liệu BOM
Như vậy có thể thấy, định mức nguyên vật liệu BOM trong sản xuất đóng vai trò như một “kim chỉ nam” trong sản xuất, giúp điều hướng và quản lý tốt toàn bộ quy trình trong nhà máy, từ việc lên ý tưởng cho đến đặt nguyên vật liệu và sản xuất thành phẩm. Do đó, việc xây dựng một BOM đóng vai trò nền tảng cho một quy trình sản xuất an toàn và hiệu quả.
Đa số doanh nghiệp thường sử dụng MS Excel để xây dựng BOM. Mặc dù phương pháp này đã chứng minh hiệu quả qua nhiều năm, nhưng chắc chắn không phải là phương án tối ưu nhất để quản lý BOM hiệu quả. Những khuyết điểm có thể kể đến như:
- Dễ mắc lỗi thủ công: Nhân viên nhập sai, nhập thiếu,… không chỉ lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh quan trọng dựa trên dữ liệu không chính xác.
- Khó thêm các biến thể: Khi sản phẩm thay đổi và đa dạng hơn, gần như cách duy nhất là tạo lại một BOM mới hoàn toàn.
- Tạo định mức nguyên vật liệu BOM nhiều cấp rất phức tạp: Việc quản lý nhiều phiên bản của một bộ phận trên các sản phẩm ở các cấp khác nhau của hệ thống phân cấp BOM có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng trong Excel.
Chính vì những lý do này, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn giải pháp MES-X. Ngoài việc hỗ trợ nhà quản trị cập nhật thông tin và ra quyết định kịp thời, chính xác trong quản lý BOM, MES-X còn cho phép bạn xây dựng và quản lý BOM tương tác với toàn bộ quy trình làm việc trong thời gian thực một cách chính xác và nhanh chóng.
MES-X là hệ thống điều hành quản lý toàn diện quy trình sản xuất thông minh, cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể trên từng công đoạn về toàn bộ quá trình sản xuất, được phát triển bởi VTI Solutions.
MES-X cho phép trao đổi thông tin tự động giữa các công đoạn sản xuất và các hệ thống khác trong nhà máy như hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition), hệ thống PDM (Product Data Management) và hệ thống QMS (Quality Management System).
- Lập kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất tổng thể hoặc theo đơn hàng. Kế hoạch sản xuất chi tiết trên từng công đoạn, máy/dây chuyền sẽ được tạo tự động. Tự động đề xuất các xưởng, thiết bị sản xuất khi điều độ kế hoạch để tối ưu sản xuất, giảm thiểu lãng phí về nguồn lực.
- Quản lý quy trình sản xuất: MES-X giúp quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất trên từng công đoạn. Cung cấp công cụ để định nghĩa và theo dõi các bước trong quy trình sản xuất, đảm bảo tính tuần tự, đúng thứ tự và đúng quy trình của từng công đoạn.
- Quản lý chất lượng: MES-X giúp quản lý quá trình kiểm tra chất lượng và đảm bảo tuân thủ các quy trình kiểm tra và tiêu chuẩn chất lượng. Hệ thống cung cấp các công cụ để ghi lại kết quả kiểm tra, theo dõi lỗi và hỗ trợ quy trình kiểm tra lại và sửa chữa khi cần thiết.
- Cập nhật, quản lý tiến độ sản xuất: Theo dõi tiến độ sản xuất realtime (theo thời gian thực). Kiểm soát chặt chẽ và chính xác dữ liệu sản xuất, giúp giảm thiểu sai sót và thất thoát.
- Quản lý nhân công: MES-X hỗ trợ quản lý nhân công trong quy trình sản xuất. Hệ thống giúp theo dõi số lượng và kỹ năng của nhân viên, quản lý lịch làm việc, phân công công việc và theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên trên từng công đoạn.
- Quản lý năng lực sản xuất: MES-X cung cấp báo cáo so sánh năng suất (chỉ số OEE), hiệu năng giữa các phân xưởng, thiết bị sản xuất theo kế hoạch & thực tế một cách trực quan và chi tiết. Phân tích dữ liệu để đưa ra cải tiến về việc nâng cao năng suất trong sản xuất.
- Quản lý tiến độ sản xuất: Hệ thống cung cấp báo cáo tiến độ sản xuất từ tổng quan theo đơn hàng đến chi tiết theo từng đơn vị sản xuất nhỏ nhất như phân xưởng, thiết bị sản xuất. Thống kê theo nhiều góc nhìn đa chiều giúp theo dõi tiến độ một cách realtime.
- Quản Lý Chi Phí Sản Xuất: MES-X cung cấp báo cáo chi phí sản xuất chi tiết tự động, bao gồm việc tính toán và theo dõi chi phí sản xuất, từ đó giúp quản lý chi phí một cách chính xác và hiệu quả.
Liên hệ với VTI Solutions để được tư vấn và nhận demo miễn phí hệ thống MES hàng đầu Việt Nam!
