المطابقة هي عملية مقارنة وتدقيق مدى معقولية ودقة وتوافق البيانات المحاسبية بين دفاتر الحسابات المختلفة، وبين دفاتر الحسابات والوثائق والمستندات ذات الصلة، وبين البيانات المحاسبية والوضع الفعلي للمؤسسة. تضمن هذه العملية دقة البيانات المالية، وتساعد على اكتشاف ومعالجة الأخطاء والاحتيال في الوقت المناسب، كما تدعم اتخاذ القرارات التجارية بكفاءة.
عادةً ما تُجرى المطابقة بشكل دوري، مثل يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا، اعتمادًا على حجم ونوع نشاط الشركة. تساعد المطابقة المنتظمة على التحكم في المخاطر المالية، وتحسين كفاءة الإدارة، والامتثال للوائح القانونية.
تتضمن عملية المطابقة عادةً الخطوات التالية: تحديد نطاق المطابقة، وجمع البيانات من مصادر مختلفة، ومقارنة البيانات، وتحليل الفروقات (إن وجدت)، وتصحيح الأخطاء، وإعداد تقرير المطابقة. يساعد تطبيق تكنولوجيا المعلومات في عملية المطابقة على أتمتة العمليات، وتقليل الأخطاء، وتوفير الوقت.
يمكن إجراء المطابقة في العديد من المجالات المختلفة، بما في ذلك: مطابقة البنوك، ومطابقة الذمم المدينة، ومطابقة المخزون، ومطابقة الضرائب، ومطابقة التأمين… لكل نوع من المطابقة غرضها وأسلوب تنفيذها الخاص، لكنها جميعًا تهدف إلى ضمان دقة وسلامة المعلومات المالية.
على سبيل المثال، في مطابقة البنوك، تقوم الشركة بمقارنة رصيد الحساب المصرفي وفقًا لدفاتر الحسابات مع الرصيد وفقًا لكشف الحساب المصرفي. قد يكون الاختلاف ناتجًا عن نفقات لم تُسجل بعد، أو إيرادات لم يقم البنك بتسجيلها بعد، أو بسبب خطأ من البنك.
توفر المطابقة العديد من الفوائد للشركات، بما في ذلك: اكتشاف ومنع الاحتيال، وتقليل المخاطر المالية، وتحسين إدارة التدفقات النقدية، وزيادة كفاءة العمليات، والامتثال للوائح القانونية، وتعزيز المصداقية مع الشركاء. بالإضافة إلى ذلك، تساعد المطابقة الشركات على فهم وضعها المالي في الوقت المناسب، مما يتيح لها اتخاذ قرارات تجارية أكثر دقة وفعالية. ومع ذلك، قد تواجه عملية المطابقة بعض الصعوبات مثل: كثرة البيانات وتعقيدها، والاختلاف في تنسيق البيانات بين المصادر، ونقص الموارد البشرية أو الأدوات الداعمة. لذلك، تحتاج الشركات إلى وضع خطة وإجراءات مطابقة واضحة، والاستثمار في التكنولوجيا وتدريب الموظفين لتحسين كفاءة المطابقة.