يُحدد تنسيق الملف كيفية تخزين البيانات لتطبيق معين. على سبيل المثال، ملف .docx هو مستند Microsoft Word بتنسيق Open XML. لا تستطيع جميع التطبيقات قراءة جميع تنسيقات الملفات؛ وفي بعض الحالات، قد يقرأ التطبيق أجزاءً فقط من الملف. على سبيل المثال، قد يقرأ أحد التطبيقات النص لكنه لا يقرأ تنسيق الملف الذي يستخدم تنسيقًا مختلفًا عن تنسيقه الخاص.
طُوِّر تنسيق OpenDocument (ODF) في الأصل لدعم ميزات وسلوكيات مجموعة الإنتاجية المستندة إلى OpenOffice، وطُوِّر تنسيق Open XML في الأصل لدعم ميزات وسلوكيات Microsoft Office.
تُوفر Microsoft Office الآن دعمًا لـ ODF وتسمح لمستخدمي Microsoft Office بحفظ ملفات Office الخاصة بهم بتنسيق ODF. ومع ذلك، نظرًا لأن ميزات Microsoft Office و OpenOffice ليست متطابقة تمامًا أو لا يتم تنفيذها بنفس الطريقة، فقد يواجه المستخدمون الذين يستخدمون ميزات غير مدعومة ويحفظون ملفات Office بتنسيق ODF تغييرات في طريقة عملهم مع الملف وقد يفقدون أحيانًا محتوى.
يُعد تنسيق Open XML (.docx/.xlsx/.pptx) هو التنسيق الافتراضي في جميع إصدارات Microsoft Office المدعومة، وما لم يكن لديك سبب محدد لاستخدام تنسيق آخر، فهو التنسيق الذي نوصي باستخدامه لملفات Office الخاصة بك. بمعنى آخر، .docx هو تنسيق الملف الافتراضي لمستندات Word التي تم إنشاؤها بواسطة إصدارات Microsoft Word الأحدث (من Word 2007 فصاعدًا). يعتمد هذا التنسيق على XML ويسمح بتخزين المستندات بحجم أصغر وقابلية توافق أفضل من تنسيق .doc القديم.
يُوفر تنسيق .docx العديد من المزايا مُقارنةً بتنسيق .doc السابق. إحدى المزايا الرئيسية هي إمكانية ضغط أفضل، مما يُقلل حجم الملف بشكل كبير. وهذا يُساعد على توفير مساحة التخزين ويُسهل مشاركة المستندات عبر البريد الإلكتروني أو وسائل أخرى.
بالإضافة إلى توفير المساحة، يُحسِّن تنسيق .docx أيضًا من استقرار وأمان المستندات. حيثُ يُسهل الهيكل المُستند إلى XML استعادة المستندات التالفة ويُقلل من خطر فقدان البيانات.
باختصار، .docx هو تنسيق ملف نصي افتراضي لـ Microsoft Word، ويُوفر ضغطًا أفضل واستقرارًا أعلى وأمانًا مُحسَّنًا مُقارنةً بتنسيق .doc القديم. يُساعد استخدام تنسيق .docx على ضمان توافق وقابلية الوصول إلى المستندات عبر منصات وتطبيقات مُختلفة.