خطة الاتصال هي وثيقة شاملة تحتوي على جميع المعلومات الضرورية والقيمة للأطراف المعنية بالاتصال. إنها أداة حيوية تساعد الشركات على توجيه وتَنظيم أنشطة الاتصال بشكل فعال، لتحقيق أهداف العمل المحددة. تُسَهل خطة الاتصال المُفصلة والمُنفذة جيدًا على الشركات بناء علامتها التجارية، وزيادة الإيرادات، وجذب عملاء جُدد.
تتضمن خطة الاتصال عادةً ما يلي:
- الأهداف
- الجمهور المُستهدف
- الرسالة المُراد إيصالها
- أساليب الاتصال
- قنوات الاتصال
- خطط كل مرحلة من مراحل الحملة
يهدف وضع خطة الاتصال إلى توجيه الأقسام المعنية بتنفيذ الأنشطة والخطط المُقترحة لتحقيق أهداف الشركة أو المؤسسة. يجب أن تكون الخطة قابلة للتنفيذ، وقادرة على التكيف مع التغيرات المُفاجئة، وضمان التقدم، وتقليل التأثيرات الخارجية، وتحسين سير العمل.
تتمثل فوائد وضع خطة الاتصال في توفير توجيه واضح ودقيق للشركة في أنشطة التسويق لتحقيق الأهداف المرجوة، مثل: زيادة الوعي بالعلامة التجارية، وتنمية الإيرادات، وجذب عملاء جُدد، وتقديم المنتجات، وتعزيز الأعمال.
يُساهم وضع خطة تسويق اتصالات جيدة في:
- بناء ثقة العلامة التجارية
- الوصول إلى الجمهور المُستهدف بدقة
- تحقيق عائد استثمار فعال
تشمل العناصر الأربعة الرئيسية في خطة اتصال فعالة ما يلي:
- البحث والتحليل
- أهداف التسويق ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)
- استراتيجية الاتصال
- التنفيذ والتقييم والقياس
أولًا، لوضع خطة اتصال، يحتاج مُسوقو الشركات إلى إجراء بحث وتقييم دقيق و مُفصل للوضع الحالي للشركة أو المؤسسة. تشمل العوامل التي يجب تقييمها ما يلي: نقاط القوة ونقاط الضعف للشركة (يمكن استخدام نموذج SWOT للتقييم)، وميزانية الخطة، ومكانة الشركة في السوق، ونفوذها في الصناعة، والمنافسين، وتأثيرات القطاع، والاتجاهات الاجتماعية، وعوامل الاتصال الحالية.
تُساعد مرحلة البحث والتقييم الشامل هذه في تحديد وضع الشركة بدقة، ومن ثم تصور الاتجاه المُناسب. يلي ذلك تحديد غرض وأهداف الخطة. لكل خطة معنى مُحدد. يُساعد تحديد غرض وأهداف الخطة في توجيه اتجاه الاتصال للشركة بدقة. يمكن للشركة استخدام نموذج SMART كمعيار لتحديد الأهداف المطلوبة.
يُعد تحديد جمهور الاتصال خطوة مُهمة أيضًا. لن تكون خطة الاتصال فعالة إذا لم يتم تحديد الهدف الذي تسعى الشركة إلى تحقيقه. يعتمد وضع خطة اتصال مُخصصة للوصول إلى الجمهور المُستهدف المناسب على منتجات وخدمات كل شركة. لتحديد جمهور الاتصال المناسب، تحتاج الشركة إلى الإجابة على الأسئلة التالية: من هو الجمهور المُستهدف لهذه الخطة؟ ما هي سلوكياتهم واحتياجاتهم؟ أين يعيشون، وما هو عمرهم ومهنهم؟ كيف يمكن الوصول إليهم؟
يمكن تقسيم الجمهور إلى مجموعات مُختلفة لتسهيل تحديد اتجاه كل مجموعة. بعد تحديد الجمهور، يجب اختيار قنوات الاتصال المناسبة. هناك العديد من قنوات الاتصال التي يمكن للشركة استخدامها، مثل: وسائل التواصل الاجتماعي، والصحافة، وجوجل، وغيرها. يَتم تحديد اختيار القناة بناءً على الجمهور المُستهدف الذي تُريد الشركة الوصول إليه والميزانية المُحددة مُسبقًا.
وضع جدول زمني لتنفيذ خطة الاتصال هو الخطوة التالية. بعد تحديد الأعمال المطلوب تنفيذها، تتمثل الخطوة التالية في وضع جدول زمني مُحدد ومناسب لكل مرحلة من مراحل العمل في الخطة. سيؤدي إنشاء جدول زمني إلى تحسين الوقت والتحكم في تقدم المهام التي يجب إكمالها. أخيرًا، يتم التقييم والتَلخيص بعد كل مرحلة من مراحل الخطة. لا يقتصر هذا على مُراجعة النتائج التي تم تحقيقها فحسب، بل يشمل أيضًا تقييم نقاط الضعف والجوانب غير الفعالة لاستخلاص الدروس ووضع خطط أفضل للمرات القادمة.
باختصار، تُعد خطة الاتصال عاملاً مُهمًا يُساعد الشركات على تحقيق أهدافها من خلال أنشطة اتصال فعالة. ستُوفر الخطة المُفصلة والواضحة والمُنفذة بشكل صحيح العديد من الفوائد للشركة، من بناء علامتها التجارية إلى زيادة الإيرادات وجذب العملاء.