“Tôi bị overload rồi!” – Có lẽ đây là câu than cửa miệng quen thuộc khi ai đó cảm thấy không thể hoàn thành hoặc xử lý công việc được giao. Nhưng thực sự Overload Là Gì, và liệu bạn có thực sự đang trải qua tình trạng overload hay không, lại là một vấn đề khác. Khi cảm thấy mình bị overload, điều quan trọng đầu tiên là tự hỏi bản thân những câu hỏi sau đây:
Overload Hay Thiếu Kỹ Năng Tổ Chức Và Sắp Xếp Công Việc?
Overload thường được sử dụng như một từ ngữ “sang chảnh” để mô tả tình trạng có quá nhiều việc, không thể làm nổi, không xong, hoặc không biết bắt đầu từ đâu vì số lượng công việc quá lớn. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, việc than phiền overload thực chất xuất phát từ việc thiếu kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc hiệu quả.
Vậy “nhiều” ở đây cụ thể là bao nhiêu? Hãy thử ngồi xuống và liệt kê tất cả các công việc cần làm. Con số cụ thể là bao nhiêu task? 10, 15, hay 20? Nếu sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng, bạn chỉ viết ra một danh sách khoảng 10-15 task, hoặc thậm chí ít hơn, thì có thể vấn đề không phải là overload, mà là bạn chưa biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học.
Câu hỏi tiếp theo cần đặt ra là: trong danh sách 10-15 task đó, đâu là những công việc cố định hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng? Phân loại task theo chu kỳ giúp bạn nhận ra rằng, mặc dù tổng số lượng công việc có vẻ nhiều, nhưng thực tế, khi phân chia theo mức độ thường xuyên, khối lượng công việc mỗi ngày có thể không quá đáng kể.
Giải pháp tốt nhất ở đây là sắp xếp các task vào các cột: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Sau đó, trong mỗi tuần hoặc tháng, chọn một ngày có lịch trình nhẹ nhàng nhất để ưu tiên thực hiện các task không thường xuyên. Bằng cách này, bạn sẽ có cái nhìn thực tế hơn về khối lượng công việc và có thể nhận ra rằng, danh sách công việc của mình không hề “khủng khiếp” như bạn tưởng tượng.
Tiếp tục đào sâu, hãy tự hỏi: trong danh sách công việc hàng ngày, đâu là công việc ưu tiên? Bạn có còn nhớ đến ma trận quản lý thời gian với 4 ô cửa sổ: khẩn cấp và quan trọng, khẩn cấp nhưng không quan trọng, quan trọng nhưng không khẩn cấp, và không quan trọng cũng không khẩn cấp? Hãy áp dụng thứ tự ưu tiên 1, 2, 3, 4 của ma trận này để sắp xếp công việc. Không có gì quá phức tạp hay đáng sợ ở đây cả. Nếu bạn nhận thấy mình có quá nhiều việc thuộc nhóm “không khẩn cấp và không quan trọng”, có lẽ bạn nên thảo luận với cấp trên trực tiếp để xem xét loại bỏ những công việc này.
Nhiều bạn trẻ thường than phiền về việc overload, nhưng thực tế, phần lớn công việc hàng ngày chỉ đóng góp khoảng 20% vào mục tiêu chung. Phần còn lại có thể là những việc được giao một cách máy móc, thiếu sự hiểu biết về mục đích và kết quả cuối cùng. Hãy thử đặt câu hỏi cho từng công việc: “Công việc này đóng góp như thế nào vào mục tiêu cụ thể nào của tổ chức?”. Nếu bạn có thể trả lời rõ ràng cho mọi công việc, xin chúc mừng. Nếu không, có lẽ bạn đang lãng phí thời gian vào những việc vô nghĩa.
Overload Hay Hiệu Suất Làm Việc Chưa Cao?
Trong quá khứ, khi còn làm thuê, tôi thường có thời gian rảnh rỗi. Những công việc mà người khác mất 1-2 ngày để hoàn thành, tôi chỉ cần 1-2 tiếng là xong. Vì vậy, để tránh nhàm chán, tôi chủ động tìm thêm việc để làm. Chính điều này đã giúp tôi nhanh chóng được cấp trên chú ý và thăng tiến. Đó không phải là “giỏi” theo nghĩa thông thường, mà là có productivity – làm việc hiệu suất cao. Điều này có nghĩa là, với cùng một công việc, bạn tạo ra kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn nhiều, tối ưu hơn so với người khác.
Trong cuốn sách “Quẩy gánh băng đồng ra thế giới”, ở chương viết về Singapore, tôi đã đề cập đến một sự thật đáng suy ngẫm: hiệu suất lao động bình quân đầu người của một người Singapore cao gấp hơn 26 lần so với một người Việt Nam. Điều này có nghĩa là, một công việc người Singapore chỉ mất 1 tiếng để hoàn thành, người Việt Nam có thể mất đến hơn 26 tiếng. Bạn cảm thấy thế nào về con số này? Vậy, nếu cần thuê nhân sự để thực hiện một công việc và trả lương theo giờ, bạn sẽ chọn một người Singapore hay một người Việt Nam?
Sự thật này cho thấy một vấn đề lớn: người Việt Nam đang làm việc kém hiệu quả. Chính vì hiệu suất thấp, một công việc bị kéo dài quá lâu, tốn quá nhiều thời gian, dẫn đến cảm giác “overload”. Nhưng thực tế, đây không phải là overload. Vấn đề cốt lõi là bạn đang làm việc với hiệu suất quá thấp. Thay vì than vãn về overload, hãy tập trung cải thiện hiệu suất làm việc của bản thân. Khi một người Việt Nam làm việc với hiệu suất tương đương một người Singapore, lúc đó hãy nghĩ đến việc phàn nàn về overload.
Overload Hay Thiếu Kiến Thức, Kỹ Năng Để Hoàn Thành Công Việc?
Lý do tại sao người nước ngoài, đặc biệt ở các quốc gia phát triển, có hiệu suất lao động cao hơn chúng ta đáng kể là vì họ được trang bị tư duy, kiến thức và kỹ năng tốt hơn để tổ chức, sắp xếp và triển khai công việc một cách hiệu quả. Nếu bạn không có tư duy tốt, làm sao có thể sắp xếp công việc một cách tối ưu? Nếu sắp xếp không tốt, làm sao triển khai công việc một cách trơn tru? Nếu triển khai không có kế hoạch và logic, làm sao tạo ra hiệu quả cao?
Kết quả là, với cùng một lượng thời gian và công sức, người khác hoàn thành công việc nhanh chóng, trong khi bạn loay hoay mãi vẫn chưa đạt được kết quả mong muốn. Vì vậy, vấn đề không phải là overload, mà là bạn cần xác định mình đang thiếu hụt kỹ năng gì và tập trung vào việc upskill – nâng cấp kỹ năng bản thân. Khi kỹ năng của bạn được nâng cao, mọi việc trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn. Bạn sẽ nhận ra mình có nhiều thời gian rảnh hơn và cảm thấy xấu hổ vì những lời than vãn overload trước đây.
Vì vậy, mỗi khi công việc không suôn sẻ, không hoàn thành, hãy nhìn nhận lại bản thân, đừng đổ lỗi cho người khác, hoàn cảnh hay bất kỳ yếu tố bên ngoài nào. Tất cả đều xuất phát từ chính bạn.
Overload Hay Không Muốn Làm Việc Được Giao?
Trong một số trường hợp, “overload” chỉ là cái cớ để trốn tránh những công việc bạn không thích. Khi đi làm, nếu bạn chưa đạt đến vị trí có thể lựa chọn công việc, việc kén chọn là điều không nên. Cấu trúc công việc ở bất kỳ vị trí nào, trong bất kỳ tổ chức nào, cũng luôn bao gồm những việc bạn thích và những việc bạn phải làm. Nếu không, những công việc “không ai thích” sẽ do ai đảm nhận?
Cuộc sống vốn dĩ không hoàn hảo. Không phải lúc nào cũng chỉ có những việc bạn thích, người bạn thích, hay thứ bạn thích. Bản chất của cuộc sống là âm dương, có sáng có tối, có trong có đục, có tốt có xấu, có thích và không thích. Khi chấp nhận được sự thật này, bạn sẽ học được cách sống hài hòa với tính hai mặt của thế giới, học cách quản trị bản thân để điều tiết mọi việc xảy ra trong cuộc sống một cách bình tĩnh hơn.
Do đó, không cần thiết phải viện cớ overload để né tránh những công việc bạn không muốn làm. Ở bất cứ đâu, làm bất cứ việc gì, tổ chức nào cũng sẽ luôn tồn tại những điều bạn muốn và không muốn. Hãy học cách quản lý nó thay vì trốn chạy.
Vậy Nếu Thực Sự Overload Thì Sao?
Nếu bạn thực sự overload, sau khi đã tự vấn bản thân bằng tất cả những câu hỏi trên và nhận thấy mình đã làm tốt tất cả các bước, nhưng công việc vẫn không hoàn thành đúng hạn, thì bạn nên chia sẻ vấn đề này với cấp trên trực tiếp. Điều quan trọng là bạn cần trình bày rõ ràng những gì mình đã thực hiện, nhưng công việc vẫn đang bị quá tải.
Tâm thế của buổi trao đổi này là cùng nhau tìm giải pháp để hoàn thành công việc tốt nhất trong tình hình hiện tại. Vấn đề là tìm kiếm giải pháp, không phải phàn nàn về việc overload. Người có tư duy hướng đến kết quả sẽ luôn quan tâm đến việc làm thế nào để tạo ra kết quả nhanh hơn, tốt hơn, hiệu quả hơn và xuất sắc hơn. Với tâm thế đó, họ sẽ chủ động tìm cách giải quyết thay vì ngồi đó than vãn và tiêu cực. Kiểu người than vãn sẽ không bao giờ phát triển và thành công. Họ sẽ mãi quẩn quanh trong vòng luẩn quẩn của sự tiêu cực và trì trệ. Chỉ khi bạn lớn hơn vấn đề, bạn mới có thể thành công.
Vậy, nếu bạn đang cảm thấy overload, có lẽ hôm nay là ngày bạn nên suy nghĩ lại về khái niệm “overload”. Ngày nào từ “overload” còn ám ảnh bạn, ngày đó bạn vẫn còn bị trói buộc bởi nó. Có lẽ, bạn nên giải phóng bản thân bằng cách học kỹ năng tổ chức, sắp xếp, ưu tiên công việc, nâng cao hiệu suất lao động, hoặc đơn giản là học cách quản trị bản thân để vấn đề không lớn hơn bạn. Có thể, sau khi thực hiện tất cả những điều này, “overload” sẽ tự nhiên biến mất khỏi hành trình sự nghiệp, cuộc sống và thế giới của bạn.
